Pirkanmaan hyvinvointialueen sähköisten palveluiden rekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Kehittämispäällikkö, digitaaliset palvelut
Pirkanmaan hyvinvointialue, tukipalvelut, tietohallinto ja teknologia

Rekisterin yhteyshenkilö

Aki Lehto, kehittämispäällikkö, digitaaliset palvelut
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Varayhteyshenkilö

Rami Nurmi, vastuualuejohtaja
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on antaa käyttäjälle henkilökohtaista hoidon- ja palveluiden ohjausta, hänen hyvinvointiinsa liittyvää tietoa sekä mahdollisuus hallinnollisten asioiden hoitamiseen. Käyttäjä voi vahvan tunnistautumisen jälkeen tallentaa omia tietojaan, viestiä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisen kanssa, vastaanottaa ilmoituksia palveluihin liittyen sekä hoitaa hallinnollisia asioita.

Rekisterin tietoja voidaan siirtää erilliseen asiakas- tai potilastietojärjestelmään, jolloin henkilötietojen käsittely perustuu sosiaali- ja terveydenhuollon asiakassuhteeseen, jota ohjaa sosiaali- ja terveydenhuollon lainsäädäntö. Tietoja voidaan siirtää myös asianhallinta- tai henkilöstöjärjestelmään, kun käyttötarkoituksena on palvelus-, luottamushenkilö- tai yhteistyösuhteen hoitaminen.

Pirkanmaan hyvinvointialueen sähköiset palvelut on tarkoitettu ensisijaisesti Pirkanmaan hyvinvointialueen asukkaille, henkilöstölle ja yhteistyökumppaneille. Sähköisissä palveluissa hallinnoidaan käyttäjän itsestään kirjaamia tietoja. Joissain palveluissa tietoja voi kirjata myös Suomi.fi-valtuutettu.

Sähköisten palveluiden käyttämisestä syntyviä tilastotietoja voidaan käyttää palveluiden kehittämiseen, tilastointiin, raportointiin sekä palautteen keräämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Pirkanmaan hyvinvointialueen sähköiset palvelukanavat

• Pirkanmaan hyvinvointialueen sähköinen asiointi
• Hallinnolliset palvelut: OmaTays Hallinto, asianhallinnan viestipalvelu, sähköinen allekirjoituspalvelu
• Hoidonohjauspalvelut: OmaOlo, Omasuuntima, TaysPolku, CoxaPolku
• Palveluseteli- ja ostopalveluasiointi
• Sosiaalipalvelujen verkkoasiointi: Lifecare Omapalvelu
• Suun terveyden verkkoasiointi: Hitportal-verkkoajanvaraus, Lifecare Sähköinen asiointi -verkkoasiointi, Mediatri-verkkoajanvaraus
• Terveyspalvelujen verkkoasiointi: Lifecare Sähköinen asiointi -verkkoasiointi, Mediatri-verkkoajanvaraus ja -verkkoasiointi, OmaTays, Pegasos Terveyspalvelujen verkkoasiointi, Rintaklinikan seulontamammografian asiointi.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Pirkanmaan hyvinvointialueen sähköisten palveluiden rekisteriin tallennetaan seuraava tietosisältö:

• Käyttäjän yksilöinti- ja yhteystiedot (henkilötunnus, etunimi, sukunimi, osoite, kotikunta, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilöt)
• Käyttäjän lähettämän viestin sisältö sekä siihen annettu vastaus
• Käyttäjän tallentamat tiedot
• Suostumus palvelun käyttöön

Palveluissa Pirkanmaan hyvinvointialueen asukkaille, henkilöstölle ja yhteistyökumppaneille tarjotaan mahdollisuus asioida sähköisesti.

Palveluiden kautta ei synny potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) tarkoittamaa hoitosuhdetta eikä potilastietoja, lukuun ottamatta asiointipalvelua silloin, kun vastaajana on terveydenhuollon ammattihenkilö.

Palveluiden kautta ei synny sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000) tarkoittamaa asiakassuhdetta eikä asiakastietoja, lukuun ottamatta asiointipalvelua silloin, kun vastaajana on sosiaalihuollon ammattihenkilö.

Säännönmukaiset tietolähteet

Digi- ja väestötietovirasto DVV, käyttäjän ja valtuutetun antamat tiedot sekä Pirkanmaan hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietojärjestelmät.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa vain rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella tai viranomaisille, joilla on siihen lakisääteinen oikeus.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot poistetaan, kun ne eivät ole käsittelytarkoituksen kannalta enää välttämättömiä, säilytysaika on enintään 12 vuotta.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Sähköisen palveluiden käyttö edellyttää käyttäjän vahvaa tunnistautumista. Tähän käytetään Suomi.fi-tunnistautumista, joka on kansalaisille tarkoitettu verkkotunnistusjärjestelmä. Käyttäjät kirjautuvat palveluihin Pirkanmaan hyvinvointialueen sähköisten palveluiden tunnistautumisen kautta.

Hyvinvointialueen henkilöstö voi käyttää palveluiden ammattilaisosioita hyvinvointialueen sisäverkosta, ja heiltä edellytetään hyvinvointialueen käyttövaltuushallinnan käytäntöjen mukaisia käyttöoikeuksia ja tunnistautumista.

Järjestelmän käyttöä sekä henkilötietojen käsittelyä valvotaan järjestelmän lokien avulla säännöllisesti. Sovelluksen rekisterit sijaitsevat tietoturvallisessa ympäristössä Pirkanmaan hyvinvointialueen palveluntuottajalla. Sähköisen asioinnin käyttäjän ja palvelun välinen tietoliikenne käyttää salattua yhteyskäytäntöä eli SSL-suojausprotokollaa (https).

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin vastuuhenkilö: kehittämispäällikkö, digitaaliset palvelut.

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tietää, käsitelläänkö henkilötietojasi vai ei, ja mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu. Pirkanmaan hyvinvointialue toimittaa tiedot pyynnöstäsi mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Saat tietosi lähtökohtaisesti maksutta. Jos kuitenkin pyydät useampia jäljennöksiä, hyvinvointialue voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, hyvinvointialue voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa hyvinvointialue osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.

Mikäli hyvinvointialue ei toimita tietojasi, saat asiasta kirjallisen todistuksen. Samassa yhteydessä kerromme oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Tiedon korjaaminen

Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi sinulla on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötietosi poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

Ellei hyvinvointialue hyväksy oikaisupyyntöäsi, saat asiasta kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimustasi ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudestasi oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Lisätietoja rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta löytyy rekisteröidyn oikeudet -sivulta.