Sosiaaliasiamiehen asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Katja Uitus-Mäntylä, palvelupäällikkö
Hallintopalvelut, valvonta- ja asiamiestehtävät

Rekisterin yhteyshenkilö

Taija Mehtonen, sosiaali- ja potilasasiamies
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Rekisterin varayhteyshenkilö

Sanna Juurakko, sosiaali- ja potilasasiamies
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteiden hoitaminen, sosiaaliasiamiestoiminnan suunnittelu sekä tilastointi raportointia ja selvityksiä varten.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• Suostumus
• Lakisääteinen velvoite

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetaan asiakkaan suostumuksella nimi, henkilötunnus/syntymäaika ja yhteystiedot silloin, kun sosiaaliasiamies selvittää asiakkaan asemaa yksiköstä. Tällöin tallennetaan myös yhteydenoton sisältö, tarvittaessa yhteydenoton kohteena oleva yksikkö/työntekijä, mahdolliset työntekijöiden antamat selvitykset sekä sosiaaliasiamiesten toimenpiteet. Työntekijästä tallennetaan nimi ja työtehtävä. Rekisteriin voidaan kerätä henkilötietoja muistakin työntekijöistä, jotka liittyvät asiakkaan yhteydenottoon/selvitettävään asiaan.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan suostumuksella asiakkaalta tai hänen lailliselta edustajaltaan. Tarvittaessa sosiaalihuollon antamat tiedot asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään 30 vuotta asian käsittelyn päättymisestä Sampaset-pilvipalvelussa, jonka palvelimet sijaitsevat Suomessa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin rekisterin vastuuhenkilö, palvelupäällikkö.

Tarkastusoikeus

Mikäli rekisteröity haluaa tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu, hänen tulee toimittaa kirjallinen, omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen tarkastus toteutetaan kopiona pyydetyistä asiakirjoista tai henkilökohtaisella käynnillä yhteyshenkilön kanssa sovittuna ajankohtana.

Tiedon korjaaminen

Pyyntö rekisteriin tallennettujen tietojen korjaamisesta tulee lähettää kirjallisesti, omakätisesti allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle. Korjauspyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja halutaan korjata. Ratkaisun tietojen korjaamisesta tai poistamisesta tekee asiaa aiemmin hoitanut asiamies.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta.