Kohdennettujen asiakaskyselyiden tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Marika Järvinen, asiakaskokemuspäällikkö
Pirkanmaan hyvinvointialue, strateginen ohjaus ja järjestäminen, asiakaskokemus ja osallistuminen

Rekisterin yhteyshenkilö

Sari Anttila, suunnittelupäällikkö
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Pirkanmaan hyvinvointialueen palveluiden kehittäminen asiakkailta ja asukkailta saadun palautekyselyn tai muun asiakaskokemuskyselyn perusteella. Tietoa kerätään lyhyt- tai määräaikaisilla Microsoft Forms -kyselyillä.

Saatua tietoa voi Pirkanmaan hyvinvointialueen lukuun käsitellä ulkopuolinen palveluntarjoaja, jolloin vastaajan tunnistamiseen liittyvät tiedot poistetaan ja vastauksia analysoidaan tekoälyn avulla. Jos kyselyssä on pyydetty yhteystietoja, niitä ei toimiteta ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Yhteystietoja käytetään ainoastaan saatuun palautteeseen vastaamisessa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• Suostumus

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetaan asukkaan tai asiakkaan antama palautekyselyn tai muun asiakaskokemuskyselyn vastaus. Jos nimi- tai yhteystietoja on pyydetty, ne tallennetaan. Yhteystieto voi olla puhelinnumero, sähköpostiosoite tai postiosoite.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan palaute- tai muuhun kyselyyn vastanneelta hänen suostumuksellaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Palautesisältöjä voidaan hyödyntää opinnäytetöihin ja tieteellisiin tutkimuksiin siten, että mahdolliset yksilöintitiedot poistetaan palautteesta ennen niiden luovuttamista opiskelijan tai tutkijan käyttöön. Palautesisältöjä voidaan käyttää tekstimuotoisena lainauksena. Pirkanmaan hyvinvointialue vastaa palautteen antajien yksilöintitietojen poistamisesta ja luovutettavan sisällön laadun varmistamisesta.

Koontitieto palautteista voidaan toimittaa Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle kansallista vertailua varten. Koontitieto ei sisällä yksittäisen asiakkaan yksilöintitietoja.

Viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Pirkanmaan hyvinvointialueen käyttämien Microsoft-palveluiden palvelimet ovat sertifioituja ja sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Palvelinten sisältämiä henkilötietoja saattavat käsitellä rajoitetusti Microsoftin globaalit alihankkijat ylläpito- ja teknisten ongelmien ratkaisutehtävissä.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Tiedot poistetaan, kun ne eivät ole käsittelytarkoituksen kannalta enää välttämättömiä. Kyselyssä saatua tietoa säilytetään kyselyn päättymisen jälkeen korkeintaan kuusi kuukautta Microsoftin Euroopan unionin alueella sijaitsevassa pilvipalvelussa.

Mahdollinen paperiaineisto säilytetään korkeintaan kaksi viikkoa yksikön lähiarkistossa lukitussa tilassa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin yhteyshenkilö tai yksittäisen kyselyn yhteyshenkilö.

Tarkastusoikeus

Jos haluat tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu rekisteriin, lähetä tarkastuspyyntö rekisterin yhteyshenkilölle tai kyselyssä mainitulle yhteyshenkilölle. Tarkemmat ohjeet tarkastuspyynnön tekemiseen on julkaistu Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivulla.

Tiedon korjaaminen

Jos haluat korjata sinusta rekisteriin tallennettuja tietoja, lähetä korjauspyyntö rekisterin yhteyshenkilölle tai kyselyssä mainitulle yhteyshenkilölle. Kirjoita korjauspyyntöön miksi ja miten tietojasi haluat korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö. Tarkemmat ohjeet oikaisupyynnön tekemiseen on julkaistu Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivulla.

Tietojen poistaminen

Sinulla on oikeus vaatia tietojesi poistamista tai perua antamasi suostumus ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle tai kyselyssä mainitulle yhteyshenkilölle. Suostumuksen peruminen on kyselykohtainen. Jos perut suostumuksesi, kaikki sinusta yksittäisellä kyselyllä kerätyt henkilötiedot hävitetään. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen suostumuksen perumista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.