Osallistujarekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Sirkku Pullinen, koulutuspäällikkö
Pirkanmaan hyvinvointialue, strateginen ohjaus ja järjestäminen

Rekisterin yhteyshenkilö

Reita Nyberg, vastuulääkäri
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Rekisterin varayhteyshenkilö

Taina Paronen, koulutussihteeri
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on koulutuksen toteutus ja laskutus osallistujalta itseltään tai hänen työnantajaltaan. Osallistujarekisteriä käytetään mm. Pirkanmaan hyvinvointialueen ulkopuolelta koulutuksiin osallistuvien koulutusilmoittautumisten käsittelyyn, yhteydenpitoon, erityisruokavalioiden ja/tai ilmoittautuneen taitotason huomioimiseen, vainajilla tapahtuviin koulutuksiin liittyvien sitoumuslomakkeiden keräämiseen ja säilyttämiseen, koulutukseen osallistumisen varmentamiseen, koulutuspalautteen keruuseen, osallistumistodistusten myöntämiseen, osallistumismaksujen laskutukseen sekä osallistumismaksuja koskevan kirjanpidon arkistointiin.

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja se perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Kirjanpitolaki (1997/1336)
• Kirurgian koulutuskeskuksen lupa vainajien opetuskäytöstä FIMEA/2021/007757

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• Lakisääteinen velvoite
• Suostumus

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Koulutukseen ilmoittautuneilta ja osallistuneilta saadaan seuraavia tietoja

• nimi
• henkilötunnus tai syntymäaika (henkilöltä itseltään laskutettavissa koulutuksissa)
• osoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• työnantajan laskutustiedot
• erityisruokavaliot
• kokemus- tai taitotaso koskien harjoiteltavaa asiaa (taitokoulutuksissa)

Osa rekisterin tiedoista on julkisia, osa salassa pidettäviä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan ilmoittautuneilta itseltään heidän suostumuksellaan.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja.

Viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä.

Pirkanmaan hyvinvointialueen käyttämien Microsoft-palveluiden palvelimet ovat sertifioituja ja sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Palvelinten sisältämiä henkilötietoja saattavat käsitellä rajoitetusti Microsoftin globaalit alihankkijat ylläpito- ja teknisten ongelmien ratkaisutehtävissä.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään ilmoittautumisjärjestelmissä 6 vuotta koulutuksen toteuttamisajankohdasta.

Paperiaineisto säilytetään jatkuvan oppimisen palveluiden lähiarkistossa, kunnes koulutuksen suoritusmerkintöjen siirto sähköisiin koulutusjärjestelmiin on saatu tehtyä. Vainajakoulutuksen sitoumukset kyseisen koulutusyksikön lähiarkistossa 5 vuotta sitoumuksen antamisesta.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Rekisterinpitäjä on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Koulutuksiin ilmoittautuneiden ja osallistujien tietoja saavat käsitellä vain koulutusten järjestämiseen osallistuvat työntekijät työtehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Jokainen henkilötietoja käsittelevä sitoutuu noudattamaan Pirkanmaan hyvinvointialueen tietosuoja- ja tietoturvakäytänteitä, toimintatapoja ja henkilötietojen käsittelyohjeita allekirjoittamalla tietoturvasitoumuksen.

Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin vastuuhenkilö, koulutuspäällikkö.

Tarkastusoikeus

Mikäli rekisteröity haluaa tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu, hänen tulee toimittaa kirjallinen, omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö rekisterin yhteyshenkilölle. Tietojen tarkastus toteutetaan henkilökohtaisella käynnillä yhteyshenkilön kanssa sovittuna ajankohtana tai kopioina pyydetyistä asiakirjoista.

Tiedon korjaaminen

Pyyntö rekisteriin tallennettujen tietojen korjaamisesta tulee lähettää kirjallisesti, omakätisesti allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle. Korjauspyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja halutaan korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta.