Nykyisellä taloudellisen sopeuttamisen aikakaudella hyvinvointialueiden rahoitus sekä sosiaali- ja terveyspalveluiden kustannustehokkuus ovat muodostuneet merkittäviksi yhteiskunnallisiksi keskustelunaiheiksi. Esiin ovat nousseet kysymykset muun muassa siitä, mihin hyvinvointialueilla on varaa ja millaisia palveluja hyvinvointialueet voivat tarjota.
Rajallistenkin resurssien keskellä hyvinvointialueilla on kuitenkin niin lakisääteinen kuin inhimillinenkin velvollisuus tarjota asukkaille riittävät ja laadukkaat palvelut. Jotta tämä pystyttäisiin toteuttamaan, palveluiden vaikuttavuuden ja asiakkaan saaman hyödyn tarkastelu on noussut yhä tärkeämpään rooliin.
Avopalveluissa olemme entistäkin vahvemmin tarttuneet yhteistyön voimaan. Jotta voimme tarjota asiakkaille oikeat palvelut oikea-aikaisesti, vaatii se meiltä vastuualueet ylittävän yhteisen työskentelyn vahvistamista sekä vahvaa halua tarjota yhdessä asiakkaiden tarvitsemat palvelut oikeassa muodossa.
Asukkaiden ääni mukaan työpajoihin
Jotta asiakkaan palveluprosessi olisi sujuva ja asiakkaan palvelut mahdollisimman vaikuttavia, halusimme lähteä tunnistamaan palveluistamme vähähyötyisiä käytänteitä yhdessä ja palveluita integroiden.
Tätä lähdimme avopalveluissa edistämään kokoontumalla työpajoihin. Yhteistyön ja yhteisen ymmärryksen vahvistamiseksi työpajoihin osallistui esihenkilöitä laajasti avopalveluiden eri palveluista.
Yhteisessä kehittämisessä mukana oli myös hyvinvointialueen asukkaita, sillä halusimme varmistaa työpajojen asiakaslähtöisyyden ja nostaa asiakasnäkökulman keskiöön.
Pois pirstaloitumisesta ja päällekkäisyyksistä
Ennen työpajoja osallistujat saivat pohtia tekijöitä, jotka heikentävät palveluiden sujuvuutta. Tämän pohjalta valikoituvat työpajatyöskentelyssä käsiteltävät viisi teemaa.
Ensimmäiseksi teemaksi nousi hoidon ja palvelun pirstaloituminen sekä päällekkäisyyksien muodostuminen.
Osallistujat totesivat työpajassa, että palveluiden pirstaloitumista ilmenee erityisesti tilanteissa, joissa ammattilaisten välinen tiedonkulku ei toimi tarkoituksenmukaisesti. Keskeisiksi taustatekijöiksi nimettiin myös yhteisten toimintamallien ja hoitosuositusten puutteellinen noudattaminen sekä konsultaatiokanavien hajanaisuus.
Pirstaleisuuden vähentämiseksi työpajan osallistujat ehdottivat omatyöntekijän nimeämistä, selkeitä ja yhtenäisiä hoito- ja palvelupolkuja, konsultaatiokanavien selkeyttämistä ja tiedonkulun parantamista sekä selkeää viestintää asiakkaalle.
Toisena teemana käsittelimme päällekkäisiä hoidon- ja palveluntarpeen arvioita. Päällekkäisyyttä osallistujat kokivat syntyvän ennen kaikkea tilanteissa, joissa kerättyä tietoa ei hyödynnetä johdonmukaisesti tai sitä ei ole ammattilaisten käytettävissä oikea-aikaisesti.
Osallistujat vähentäisivät päällekkäisyyttä satsaamalla hyvin tehtyyn alkuarvioon sekä vahvistamalla rakenteista kirjaamista ja yhteistä tietonäkymää eri palveluiden kesken. Lisäksi he selkeyttäisivät konsultaatiokäytänteitä ja yhdenmukaistaisivat toimintatapoja.
Selkeyttä työnjakoon ja yhteydenottokanaviin
Kolmantena teemana oli työnjaon parantaminen eri ammattiryhmien välillä. Kun ammattilaisten roolit ja vastuut eivät ole selkeitä, työ jakaantuu tehottomasti ja eri ammattiryhmät voivat ajautua tekemään päällekkäistä työtä.
Keskeiseksi kehittämiskohteeksi nimettiin selkeiden prosessikuvausten luominen, joissa jokaisen ammattilaisen rooli ja vastuu palvelupolun eri vaiheissa on määritelty. Lisäksi yhteiset koulutukset ja tutustuminen toisten ammattiryhmien tehtäviin lisäisivät ymmärrystä ja vähentäisivät työn päällekkäisyyttä.
Neljäntenä teemana käsiteltiin sitä, että asiakkaiden ajanvaraamisen ja yhteydenoton pitäisi hoitua sujuvammin. Asiakkaat kokivat yhteydenottokanavat monimutkaisina ja etukäteen ajoittamattoman takaisinsoiton ongelmallisena. Puutteellinen ohjaus ja neuvonta ensimmäisellä yhteydenotolla aiheuttaa tarvetta olla yhteydessä useampaan kertaan.
Ratkaisuehdotuksiksi osallistujat tarjosivat ajoitettua takaisinsoittoa, digitaalisen ajanvarauksen laajentamista, yhteydenottokanavien selkeyttämistä, puolesta asioinnin sujuvoittamista sekä asiakkaan systemaattista neuvontaa ja sen mukaista kirjaamista.
Vastaanottoajat tehokäyttöön
Viidentenä teemana käsittelyyn nostettiin vastaanotto- ja tapaamisaikojen parempi hyödyntäminen. Vastaanotto- ja tapaamisaikojen tehokas hyödyntäminen edellyttää, että niiden pituus ja sisältö vastaavat asiakkaan todellista tarvetta. Palvelun sijainti ei myöskään aina ole asiakkaalle sopivin.
Jotta vastaanottoajat palvelisivat paremmin sekä asiakasta että ammattilaisia, osallistujat peräänkuuluttivat joustavampia toimintamalleja, jalkautuvia palveluita ja etävastaanottojen lisäämistä.
Työskentely jatkuu yhdessä
Koimme työpajatyöskentelyn niin järjestäjien kuin osallistujienkin puolelta antoisaksi ja mielekkääksi. Erityisen tärkeänä pidimme palveluiden välisen yhteistyön lisäämistä ja asiakasnäkökulman mukaan ottamista.
Työpajatyöskentelyn avulla tunnistimme keskeisiä yhteisiä kehittämiskohteita ja lisäsimme yhteistä ymmärrystä palveluiden vähähyötyisyyden karsimisesta. Nyt järjestetyt työpajat toimivat lähtölaukauksena työskentelylle, ja jatkamme avopalveluissa tunnistettujen käytänteiden kehittämistä.
Onko palveluillamme vaikutusta?
Onko palveluillamme vaikutusta -blogisarja kertoo esimerkkejä Pirkanmaan hyvinvointialueen palveluiden kehittämisestä ja vaikuttavuustyöstä eri palvelulinjoilla. Tutustu sarjan muihin blogeihin.