Pirkanmaan hyvinvointialueen henkilöstön sijaintitiedon rekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

HR-johtaja
Pirkanmaan hyvinvointialue, strateginen ohjaus ja järjestäminen

Rekisterin yhteyshenkilöt

Mobiilipalvelujen sijaintitiedot
Pasi Mäenpää, järjestelmäinsinööri

Sote-ajoneuvojen sijaintitiedot
Kari Vilppula, logistiikkapäällikkö

Kulunvalvonta
Esa Särkimäki, turvallisuuspäällikkö

Pelastus- ja ensihoitopalvelujen ajoneuvojen sijaintitiedot
Samuli Ketola, kalustoinsinööri

Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena palvelussuhteen eri osapuolten velvollisuuksien ja oikeuksien hoitaminen, kuten tiedolla johtaminen, tuotannonohjaus ja resurssien kohdentaminen sekä henkilöturvallisuuden edistäminen ja hätätilanneviestintä. Sijaintitietoa ei käytetä työajan valvonnassa ja seurannassa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• Lakisääteinen velvoite

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Henkilön yksilöintitiedoista voidaan tallentaa etu- ja sukunimi, matkapuhelinnumero, henkilönumero, henkilökortin numero ja kuljettajan numero (pelastuspalveluissa varusnumero/nimen kirjainyhdistelmä).

Rekisteriin voidaan tallentaa auton rekisterinumero, kulunvalvontatiedot, sijaintitieto sekä tieto ajoneuvon tai henkilön liikkumisesta GPS-paikantimella, matkapuhelimella, viranomaisjärjestelmillä tai muulla sijaintitietoa keräävällä laitteella.

Näiden tietojen yhdistäminen eri lähteistä saatuihin tietoihin, kuten työvuorolistaan, ajovuorolistaan tai auton kylkinumeroon siten, että henkilö on tunnistettavissa, on sallittua vain niissä tapauksissa, joissa selvitetään rikosepäilyä tai oikeudellista vaadetta kuten vahingonkorvausasiaa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteitä ovat

• kulunvalvontatietokannat
• hälytysjärjestelmät
• GPS-paikannin
• matkapuhelin
• viranomaisverkko Virve
• hätäkeskustietojärjestelmä ERICA
• kenttäjärjestelmä KEJO
• pelastuksen kenttäjohtamisjärjestelmä PEKE sekä
• muut sijaintitietoa keräävät laitteet ja järjestelmät.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä ei säännönmukaisesti luovuteta tietoja. Poliisille ja muille viranomaisille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja voidaan luovuttaa kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa. 

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä tai luovuteta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja saatetaan kuitenkin luovuttaa henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmän tukipalveluiden toteuttamiseksi, esimerkiksi poikkeaman selvittämiseksi, jolloin siirrossa varmistetaan EU:n tietosuojaasetuksen mukaisten edellytysten toteutuminen.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Ajoneuvojen paikantimien tiedot säilyvät niin kauan kun paikannin on käytössä ja kunnossa. Mikäli paikannin siirretään toiseen ajoneuvoon, aiemmat tiedot poistetaan ja paikantimeen tallennetaan uuden ajoneuvon lähtötiedot, esimerkiksi kilometrilukema ja rekisteritunnus.

Kulunvalvontajärjestelmien tietoja säilytetään kaksi vuotta.

Mobiililaitteiden hälytysjärjestelmien tietoja säilytetään enintään kaksi vuotta.

Virven ja muiden viranomaisjärjestelmien osalta tietojen säilytysaika on viisi vuotta. Henkilön omaan turvallisuuteen tai työturvallisuuteen liittyviä tietoja ei kuitenkaan poisteta, jos tietojen edelleen säilyttäminen on todettu tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliseksi viiden vuoden kuluessa niiden tallentamisesta tai edellisestä tietojen tarpeellisuuden toteamisesta. Tietojen tarpeellisuuden toteamisesta on tehtävä merkintä.

Järjestelmien teknisiä lokitietoja säilytetään 6–24 kuukautta.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Hyvinvointialue on huomioinut lainsäädännön edellyttämät tekniset ja hallinnolliset suojakeinot henkilötietojen suojaamiseksi henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Sijaintitietoja saavat käsitellä vain erikseen nimetyt työntekijät ja viranhaltijat tehtävän edellyttämässä laajuudessa. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ja viranhaltijat ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia, ja salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Henkilöstöä perehdytetään ja koulutetaan henkilötietojen käsittelyyn säännöllisesti järjestettävissä tietosuoja- ja tietoturvakoulutuksissa.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaavat kunkin osarekisterin yhteyshenkilöt.

Tarkastusoikeus

Mikäli haluat tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tähän rekisteriin tallennettu, tee kirjallinen tarkastuspyyntö. Pyrimme toimittamaan tiedot kuukauden kuluessa.

Tiedon korjaaminen

Jos haluat poistaa, muuttaa tai täydentää tähän rekisteriin tallennettuja tietojasi, tee kirjallinen oikaisupyyntö. Oikaisupyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja haluat korjata. Korjaukset tehdään erillisjärjestelmässä, josta korjaustieto siirtyy sähköiseen arkistoon.

Tarkemmat ohjeet tarkastus- ja oikaisupyynnön tekemiseen on julkaistu Pirkanmaan hyvinvointialueen verkkosivulla osoitteessa www.pirha.fi/tietosuoja/rekisteroidyn-oikeudet.