Pirkanmaan hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Vastaava sosiaalihuollon johtaja
Pirkanmaan hyvinvointialue, sote-palvelut

Rekisterin yhteyshenkilöt

Maria Päivänen, toimialuejohtaja/avopalvelut

Titta Pelttari, palvelulinjajohtaja/lasten, nuorten ja perheiden palvelut

Sonja Vuorela, sosiaalityön johtaja/vammaispalvelut

Kaisa Taimi, palvelujohtaja/ikäihmisten palvelut

Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Tietosuojavastaava

Puhelin 03 311 69090
tietosuojavastaava@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Pirkanmaan hyvinvointialueen asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään

• asiakkaan palveluiden ja hoidon järjestämiseen, suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan
• hyvinvointialueen toiminnan tilastointiin ja seurantaan
• hyvinvointialueen toiminnan kehittämiseen ja laadun parantamiseen
• asiakkaan palveluiden ja hoidon kustannusten laskutukseen
• sosiaalihuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvontaan
• tieteelliseen tutkimus- ja opetustoimintaan

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja se perustuu mm. seuraaviin säädöksiin:

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (784/2021)
• Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)

Sekä muuhun sosiaalihuollon erityislainsäädäntöön, joka on kuvattu sosiaali- ja terveysministeriön verkkosivuilla.

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Asiakasrekisteri koostuu asiakkaan palvelun, hoidon ja tutkimuksen järjestämisessä ja toteuttamisessa käytettävistä, laadituista tai saapuneista asiakirjoista tai teknisistä tallenteista, jotka sisältävät muun muassa:

• asiakkaan yksilöimiseksi tarvittavia tietoja, esimerkiksi nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
• asiakkaan nimeämän yhteyshenkilön ja hänen yhteystietonsa
• alaikäisen asiakkaan huoltajan tietoja
• asiakkaan hoidon ja tutkimuksen kannalta välttämättömiä asiakastietoja
• asiakasmaksujen käsittelyn vaatimia tietoja

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään asiakkaalta itseltään ja hänen omaisiltaan, sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstöltä, muilta sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköiltä, viranomaisilta sekä Digi- ja väestötietovirastolta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakastietoja luovutetaan

• palveluihin ja hoitoon liittyen muille sosiaalihuollon toimintayksiköille lainsäädäntöön tai suostumukseen perustuen
• palveluihin ja hoitoon liittyen terveydenhuoltoon suostumukseen tai lainsäädäntöön perustuen
• lainsäädännön perusteella valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastointitarkoituksiin sekä viranomaisille, vakuutusyhtiöille ja -laitoksille
• tarvittaessa laskutukseen liittyen viranomaisille, esimerkiksi maksuhäiriöiden yhteydessä ulosottotoimenpiteitä suorittaville
• tieteelliseen tutkimukseen tietoluvan perusteella
• asiakkaalle itselleen.

Viranomaisille tai yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietojärjestelmien huoltoyhteydet voivat ulottua Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Huoltoyhteydet ovat erittäin rajoitettuja, ja sallittuja vain palvelin- ja järjestelmätoimittajille.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Sähköiset tiedot säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti Pirkanmaan hyvinvointialueen asiakastietojärjestelmissä ja sähköisessä arkistossa.

Paperiaineisto säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti Pirkanmaan hyvinvointialueen asiakas- ja potilastietoarkistoissa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta. 

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin vastuuhenkilö, vastaava sosiaalihuollon johtaja.

Tarkastusoikeus

Mikäli haluat tarkastaa, mitä tietoja sinusta on sosiaalihuollon asiakasrekisteriin tallennettu, tee kirjallinen tarkastuspyyntö ja lähetä se Pirkanmaan hyvinvointialueen kirjaamoon. Pyrimme toimittamaan tiedot kuukauden kuluessa.

Tiedon korjaaminen

Jos haluat poistaa, muuttaa tai täydentää sosiaalihuollon asiakasrekisteriin tallennettuja tietojasi, tee kirjallinen oikaisupyyntö ja lähetä se Pirkanmaan hyvinvointialueen kirjaamoon. Oikaisupyynnön tulee sisältää tiedot siitä, miksi ja miten tietoja haluat korjata. Päätöksen tietojen korjaamisesta tekee rekisterin vastuuhenkilö.

Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista ja niiden toteuttamisesta.

Potilastietojen tarkastus- tai oikaisupyynnön voit tehdä sähköisessä asioinnissa tai oheisilla lomakkeilla:

• Asiakastietojen tarkastuspyynto (pdf)
• Asiakastietojen-oikaisupyynto (pdf)