Asiakaspalautteita koskeva tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Rekisterin vastuuhenkilö

Marika Järvinen, asiakaskokemuspäällikkö
Pirkanmaan hyvinvointialue, strateginen ohjaus ja järjestäminen

Rekisterin yhteyshenkilö

Sari Anttila, suunnittelupäällikkö
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Rekisterin varayhteyshenkilö

Sari Hänninen, suunnittelija
Puhelin 03 311 611 (vaihde)
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Pirkanmaan hyvinvointialue kerää asiakaspalautetta kyselyillä ja lomakkeilla. Palautteiden avulla voimme kehittää palvelujamme.

Palautteen antaja voi kyselyssä ja lomakkeella kertoa yhteystietonsa. Kysymme henkilö- ja yhteystietoja vain, jotta voimme vastata palautteen antajalle tai pyytää häneltä lisätietoja.

Pirkanmaan hyvinvointialue voi luovuttaa palautteiden sisältöä ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Poistamme palautteen antajan henkilö- ja tunnistetiedot, ennen kuin toimitamme aineiston ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Voimme toimittaa koontitietoa Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle (THL) kansallista vertailua varten. Koontitieto ei sisällä henkilötietoja.

Palautevastauksia voidaan analysoida tekoälyn avulla. Ennen analysointia palautteista on poistettu palautteen antajien tunnistamiseen liittyvät tiedot.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• Suostumus

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisteriin tallennetaan vastaajan antama palaute sekä hänen jättämänsä yhteystiedot, kuten nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite tai postiosoite.

Säännönmukaiset tietolähteet

Keräämme palautetta

• digitaalisilla lomakkeilla
• paperisilla lomakkeilla
• tekstiviesteillä, jos asiakas on antanut luvan digitaaliseen asiointiin
• asiakaspalautelaitteilla.

Tiedot saadaan vastaajan suostumuksella.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Pirkanmaan hyvinvointialue voi luovuttaa palautteiden sisältöä seuraaviin tarkoituksiin:

• Voimme luovuttaa palautteita opinnäytetöihin ja tieteellisiin tutkimuksiin. Palautteiden sisältöjä voidaan käyttää tekstimuotoisena lainauksena.
• Joillakin viranomaisilla tai yhteisöillä on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus. Luovutamme tietoja näille tahoille vain kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella.

Mahdolliset henkilö- ja yksilöintitiedot on poistettu, ennen kuin toimitamme palauteaineiston eteenpäin.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Pirkanmaan hyvinvointialueen Microsoft-palveluiden palvelimet ovat sertifioituja ja sijaitsevat Euroopan unionin alueella. Microsoftin alihankkijat saattavat käsitellä rajoitetusti palvelinten sisältämiä henkilötietoja teknisten ongelmien ratkaisemiseksi.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Säilytämme kyselyssä saatuja palautetietoja seuraavasti:

• Pirha.fi-sivujen palautelomakkeella, paperilomakkeilla ja asiakaspalautelaitteilla annetut tiedot säilytämme viisi vuotta palveluntarjoajan pilvipalvelussa Suomessa.
• Microsoft Forms -lomakkeella annetut palautetiedot säilytämme kuusi kuukautta Microsoftin pilvipalvelussa, joka sijaitsee Euroopan unionin alueella.

Palautekortit ja -lomakkeet säilytämme asiakaspalvelukeskuksen tai yksikön lähiarkistossa vain niin kauan, että olemme tallentaneet niiden tiedot järjestelmiin.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Tietojen suojauksesta, säilyttämisestä ja hävittämisestä vastaa rekisterin rekisterin yhteyshenkilö, suunnittelupäällikkö tai yksittäisen kyselyn yhteyshenkilö.

Tarkastusoikeus

Jos haluat tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu rekisteriin, lähetä tarkastuspyyntö rekisterin yhteyshenkilölle tai kyselyssä mainitulle yhteyshenkilölle. Löydät ohjeet www.pirha.fi/tietosuoja/rekisteroidyn-oikeudet -sivulta.

Tiedon korjaaminen

Jos haluat korjata sinusta rekisteriin tallennettuja tietoja, lähetä korjauspyyntö rekisterin yhteyshenkilölle tai kyselyssä mainitulle yhteyshenkilölle. Kerro korjauspyynnössä, miksi ja miten haluat korjata tietojasi. Rekisterin vastuuhenkilö päättää tietojen korjaamisesta. Löydät ohjeet www.pirha.fi/tietosuoja/rekisteroidyn-oikeudet -sivulta.

Tietojen poistaminen

Sinulla on oikeus vaatia tietojesi poistamista tai perua antamasi suostumus. Ilmoita asiasta kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle tai kyselyssä mainitulle yhteyshenkilölle.

Voit perua suostumuksesi kyselykohtaisesti, jolloin kaikki sinua koskevat henkilötiedot hävitetään kyseisestä kyselystä. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen suostumuksen perumista suoritetun henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.