Usein kysyttyä tietoturvallisen käyttöympäristön ja T3-työtilan käytöstä

Tältä sivulta löydät vastauksia T3-työtilasta usein kysyttyihin kysymyksiin.

Datan keräys, säilytys ja analysointi

Miten tutkijan on huomioitava potilaiden antamat kiellot heidän tietojensa käyttämisestä tutkimuksille?

Kohorttia muodostettaessa ja tutkimuksen tulosaineistoa muodostettaessa tutkijan on tarkastettava kohortti kieltorekisteriä vasten. Tutkija lähettää kohortin tietopalvelulle ja saa vastauksena tiedon siitä, kohdistuuko kohortille potilaiden/asiakkaiden antamia tutkimuskieltoja. Kohortin tarkistuttaminen on pitkässä tutkimuksessa tehtävä riittävän usein, jotta tutkimuskohortti on lainmukainen.

Kohortti lähetetään salatulla sähköpostilla osoitteeseen tietopalvelu@pirha.fi.sec. Sähköpostissa on käytettävä .sec-päätettä, jolloin sähköposti on salattu.

Kuka ja miten huolehtii, että tutkimuskohortit löytyvät Pirhan luovutusrekisteristä?

Tutkija lähettää tutkimuksessa käsiteltyjen hetujen listan luovutusrekisteriin toimittamalla sen salatulla sähköpostilla tietopalvelu@pirha.fi.sec.
Tutkijan on hyvä huolehtia, että hän lähettää kohortin tietopalvelulle aineiston käsittelyvaiheessa  ja tulosaineiston muodostuttua.

Säilytetäänkö potilaiden koodilistat edelleen Lokerossa?

Kyllä, jos tutkimuksella on jo Lokero olemassa. Tunnisteelliset tiedot pitää toimittaa luovutusrekisteriin.

Voiko potilasdataa kerätä sekä Lokeroon ja T3-työtilaan?

Uusissa rekisteritutkimuksissa aineistokeruu toteutetaan pääsääntöisesti T3-työtilaan. Aineiston voi kerätä myös RedCapiin ja siirtää sieltä T3-työtilaan.

Siinä tapauksessa olemassa olevaan Lokeroon, jos tutkija, esimerkiksi kandi, kerää tiedot itse potilasteksteistä. Tietojen yhdistäminen ja analysointi tehdään tutkijan T3-työtilassa.

Pyydetyt poiminnat toimitetaan suoraan tutkijan T3-työtilaan. Erityistapauksessa, esimerkiksi, kun kliinikko poimii potilastietoa Findatalle, datan voi poimia sille osoitettuun tutkimuskansioon P-asemalle. Findata ohjeistaa tarkemmin aineiston lähettämisestä Findatalle.

Muistitikkujen, kovalevyjen tai muiden vastaavien ulkoisten muistien käyttäminen on kielletty.

Miten aineistot arkistoidaan vaadittavaksi ajaksi?

Aineisto säilytetään T3-työtilassa. Findatan ohjeen mukaisesti toisiolain mukaan luvitettua aineistoa on käsiteltävä ja säilytettävä aina auditoidussa ympäristössä, myös silloin, kun se ei ole aktiivisessa käsittelyssä. Tietojen säilyttäminen T3:ssa on mahdollista vain tietoluvan päättymiseen saakka. Tutkimuksen on huolehdittava, että heillä on T3-työtila käytössään tarvitsemansa ajan. Tietojen arkistointi muualle ei ole mahdollista.

Tutkimuksessa on nykyään vahva pyrkimys aineistojen avaamiseen ja jakamiseen toisille tutkijoille. Miten aineistoa voi jakaa tai tallettaa pitkäaikaisesti, jos sitä ei saa ulos?

Vain tulosaineistoa voi jakaa ja tallentaa rajatta. Kerätty lähdeaineisto on tarkoitettu vain tietoluvan mukaiseen tarkasteluun kyseistä tutkimusta varten ja sitä voidaan tallettaa vain tietoturvallisessa tilassa ja vain tietoluvan määrittämän ajan.

Pitääkö opetukseen käytettävä aineisto ja kehittämistyöhön liittyvän aineiston analysointi viedä myös tutkijan T3-työtilaan?

Kaikki sellainen aineisto, joka on toisiolain alaista, on analysoitava tietoturvallisessa työtilassa. Toisiolain alaista on se sosiaali- ja terveystieto, jonka käyttämiseen tarvitaan tietolupa. Opetusmateriaalin valmistelu tapahtuu aina tietoturvallisessa käyttöympäristössä.

Missä tutkijan pitäisi analysoida eri aikoina myönnettyjen tietolupien tutkimuksia?

Jos tietolupa on myönnetty ennen 1.5.2021, aineiston analysointia saa jatkaa entiseen tapaan siellä, missä se on tietoluvan mukaisesti ollut aikaisemminkin. Kuitenkin, jos aineistoon tuodaan lisää muuttujia tai potilashavaintoja tai tutkimusaikaa jatketaan, aineisto on siirrettävä Lokerosta tai P-asemalta tietoturvalliseen käyttöympäristöön. Datasiirron tutkijan T3-työtilaan tekee joko tutkija itse tai Istekki. Jos Istekki tekee aineistopoiminnan, se tilataan Paketti-palvelusta. Jos haluat, että Istekki siirtää jo olemassa olevan lähdeaineiston tutkijan T3-työtilaan Lokerosta tai P-asemalta, tee pyyntö Paketti-palvelussa. Etene seuraavasti, tietopalvelu, tietopalvelupyynnöt, tilaa tietopyyntö, muu asia.

Jos tietolupa on annettu määräaikaisena ajalla 1.5.2021 - 30.4.2022, tutkimuksen tietolupa on pitänyt päivittää 1.5.2022 jälkeen ja tiedot käsitellään ja analysoidaan T3-työtilassa.

Kaikki 1.5.2022 jälkeen myönnetyillä tietoluvilla tehtävät rekisteritutkimusten aineistojen analysoinnit ja datan käsittelyt pitää tapahtua tietoturvallisessa ympäristössä. Jos tutkija analysoi tietoa muissa ympäristöissä, on se tietosuojarikkomus.

• Käyttöympäristön saamiseen voi mennä 1-2 viikkoa.
• Käyttäjätunnusten saamiseen menee 1-2 arkipäivää.
• Tutkija voi siirtää itse alle 30 Mb suuruiset tiedostot hyvinvointialueen koneella tai hän voi pyytää Istekkiä tekemään aineiston siirron.

RedCapin käyttö

Onko Redcap käytettävissä siinä vaiheessa, kun tehdään tiedonkeruuta potilasasiakirjoista vai viedäänkö tiedot sinne tiedonkeruuvaiheen jälkeen?

Mikäli kyseessä on toisiolain alainen rekisteritutkimus ja tietolupa 1.5.2021 tai sen jälkeen, on potilastiedon käsittelemisen tapahduttava tietoturvallisessa työtilassa.

RedCap-ohjelmaa voi myös käyttää tiedon tallentamiseen, mutta ei minkäänlaiseen tietojen käsittelemiseen. Jos tiedostoja yhdistetään toisiinsa esimerkiksi potilasnumeron avulla, on tämän tapahduttava tietoturvallisessa työtilassa.

Tutkijan T3-työtilan ohjelmat ja tuhoutuminen

Mitä ohjelmia T3-työtila sisältää automaattisesti?

Kaikissa T3-työtiloissa on käytössä seuraavat ilmaiset ohjelmat:

• Java (uusin, 12/2024 OpenJDK java 11.0.11.)
• R-sovellukset (RStudio-2024.04.2-764, R4.4.1, Rtools 4.3-)
• Python-sovellukset (Anaconda3, Jupyter, Spyder, Python 3.9, Python lisäosa Python, Jupyter ja Jupyter Notebook Renderers extensiot. Löytyvät hakemistosta C:\VisualStudioCodeExtensions, mistä voi käydä asentamassa VS Codeen lisäosia.)
• Git
• MS Office LTSC 2024 (sisältää mm. Word ja Excel)
• Libre Office 7.6
• Microsoftin Visual Studio Code
• MwPharm++ 2.4.0.328
• Notepad++
• Pycharm community 2023.2.5
• SPSS 26 26 (S-kokoisen koneen teho ei riitä SPSS:n käyttöön)
• SQLiteStudio 3.4.4
• Visual Studio Code 1.86
• Weasis 4.4.0
• WhiteRabbit v1.0.0 (Asennettu hakemistoon C:\WhiteRabbit_v1.0.0)
• Winmerge 2.16.42.1
• WinRAR 7.01

Python ja R sisältävät yleisimmät käytössä olevat paketit.

Lisäksi kaikissa työtiloissa on Microsoftin Data Science Virtual Machine (DSVM), joka sisältää nämä ohjelmat. Katso sarake Windows Server 2019, poislukien internetyhteyttä vaativat ohjelmat.

Tuleeko T3-työtilan tuhoutumisesta hälytys tutkijalle ennakkoon?

T3 työtila suljetaan sovitun käyttöajan tai tietoluvan voimassaoloajan päätyttyä, ja T3-koneella ollut tietoaineisto tuhotaan. Tietoja ei pysty palauttamaan.

Tutkija saa ilmoituksia T3-työtilan käyttöajan päättymisestä alkaen noin kuukausi ennen työtilan sulkemista. Ilmoitukset tulevat siihen sähköpostiosoitteeseen, johon T3-työtilan käyttötunnukset on lähetetty. Katso lisätiedot viestien aikataulusta Kuinka tilaan tutkijan T3-työtilan.

T3-työtilan tilaus

Miten tutkijalle tilataan T3-työtilan tunnukset/oikeudet?

Jokainen tutkija tilaa itse omat tunnuksensa Paketti-palvelun kautta. Jos käyttäjällä ei ole pääsyä Pirhan Paketti-palveluun, voi tilauksen tehdä joko tutkija tai joku muu henkilö vastuualueelta.

Jos tietolupaa on hakenut Pirhan ulkopuolinen henkilö, T3-työtilan saamiseksi ota yhteyttä rekisteritutkimus@pirha.fi.

Käyttöoikeuksien tilaaminen T3-työtilaan

Mikäli Istekki toteuttaa osan tietohausta ja tutkija täydentää kliinisiä tietoja itse, riittääkö luovutusrekisteriä ajatellen Istekin automaattisesti tekemä ilmoitus?

Ei riitä, vaan kaikki täydennetyt hetut ja muuttujat tulee toimittaa myös ohjeen mukaan Istekille luovutusrekisteriin lisättäväksi. Tutkijan poimiessa kliinisiä tietoja itse, on hänen tarkastutettava myös kieltorekisteri, jotta kohortti on lainmukainen.

Voiko Pirhan T3-koneelle kirjautua Pirhan tietojärjestelmien ulkopuolelta, ja onko merkitystä sillä, että mitä käyttöjärjestelmää kirjautujan kone käyttää (onnistuuko esim. Macilla)?

Pirhan tietoturvalliset työtilat (T3-koneet) on rakennettu Azuren virtuaaliseen työympäristöön. Kirjautuminen voi tapahtua miltä tahansa tietokoneelta, jolta on internet-yhteys. Yhteyden ottaminen T3:een ei vaadi uusien ohjelmien asentamista omalle koneelle, käyttäjän oma kone voi olla myös Mac. Pirha T3-ympäristöt ovat ainakin toistaiseksi vain Windows-ympäristöjä, eli Mac-käyttäjän on totuteltava T3:ssa käyttämään Windows-pohjaista käyttöympäristöä.

Laskutus ja veloitukset

Mitä tietoturvallinen käyttöympäristö maksaa tutkijalle?

Kustannukset tietoturvallisessa käyttöympäristössä perustuvat tutkijan työtilan kokoon ja minuuttiveloitukseen. Jos työtila on käytössä kahdeksan tuntia päivässä, kustannuksia kertyy työtilan koon mukaan 50−4500 euroa kuukaudessa. Esimerkiksi normaalin työaseman kokoinen (M) T3-kone maksaa noin 125 euroa kuukaudessa ja peruspalvelimen kokoinen (XL) työtila maksaa noin 550 euroa kuukaudessa, jos kone on päällä kahdeksan tuntia päivässä.

Tutkija voi keskustella T3-työtilan kustannusten kattamisesta toimi- tai vastuualueella.

• Tutkijan T3-työtilan hinnasto

Miten kontrolloida T3-työtilan kustannuksia eli miten välttää yllätystonnit? Pystyykö tutkija itse tarkastamaan paljonko palvelinta on käyttänyt tiettyyn hetkeen mennessä?

Kustannuksia voi hallita sammuttamalla T3-työtilan käyttökertojen välissä. Sammutus on tehtävä tietoturvallisen työtilan hallintasivun kautta, pelkkä oman tietokoneen sammuttaminen ei riitä.

Kustannusten kertymistä voi seurata oman työtilan hallintasivun kautta.

Kaikkiin työtiloihin on lisätty valmiiksi 500 euron kattomaksu. Paketti-palvelussa voi myös itse määrittää kokonaiskustannusten ylärajan tutkimushankkeen aikana. Kustannusten ylärajaa voi suurentaa muutostilauksella Paketti-palvelussa. Työtila sammutetaan automaattisesti, kun käyttökustannukset saavuttavat tämän euromäärän. Jos työtilassa on jatkuvaa käyttöä, automaattinen työtilan sulkeminen ei onnistu.

Tutkija voi jatkaa suljetun tilan käyttämistä, ja kerryttää laskua yli sovitun kokonaiskustannusrajan. Koska kokonaiskustannusraja on ylitetty, järjestelmä pyrkii edelleen päivittäin sulkemaan työtilaa ja sähköposti-ilmoituksia ylärajan ylittämisestä lähetetään viikoittain. Ilmoitukset tulevat siihen sähköpostiosoitteeseen, johon T3-työtilan käyttötunnukset on lähetetty. Paketti-palvelun kautta voi tehdä pyynnön käyttökustannusten ylärajan nostamisesta.

Entä mitä kustannuksia tulee, jos T3-työtila sammuu ja täytyy herätellä uudelleen?/p>

Tavanomaisesta T3-työtilan sulkemisesta ja käynnistämisestä ei tule kuluja. Tutkijan kuuluukin sulkea työtila aina poistuessaan, jotta se ei turhaan kerrytä kuluja. Mikäli työtila on sammutettu kustannusten ylittymisen vuoksi, tulee käynnistämisestä Istekin tuntiveloituksen mukainen maksu.

Aiheuttaako uusien käyttäjäoikeuksien tilaaminen lisäkustannuksia?

Uusien käyttäjäoikeuksien lisääminen ja poistaminen koneen ollessa jo käytössä on velotettavaa lisätyötä.

Ongelmat ja muutokset käyttöympäristöön

Mistä saan uuden salasanan tai tunnuksen vanhentuneen tai unohtuneen tilalle?

Soita palvelupisteelle numeroon 017 258 0680. Jos et ole avannut tai tallentanut ensimmäistä turvapostia, pyydä kirjautumisohje erikseen tietopalvelusta.

Olen tilannut liian pienen palvelimen ja työskentely on hidasta?

Tee koneen koosta muutostilaus Pirhan intran Paketti-palvelun kautta.

Tilaamani T3-työtilan käyttöaika loppuu ennen kuin analyysi on valmis?

Hae tarvittaessa jatkoaikaa tietolupaan ja laita muutostilaus tietoluvan ja liitteiden (hakemus) kanssa Paketti-palveluun.

Olen unohtanut käyttöympäristöni päälle, ympäristö on sulkeutunut ja käyttövaraus on lopussa?

Tutkija voi jatkaa suljetun tilan käyttämistä, ja kerryttää laskua yli sovitun kokonaiskustannusrajan. Koska kokonaiskustannusraja on ylitetty, järjestelmä pyrkii edelleen päivittäin sulkemaan työtilaa ja sähköposti-ilmoituksia ylärajan ylittämisestä lähetetään viikoittain. Ilmoitukset tulevat siihen sähköpostiosoitteeseen, johon T3-työtilan käyttötunnukset on lähetetty. Paketti-palvelun kautta voi tehdä pyynnön käyttökustannusten ylärajan nostamisesta. Syntyneitä käyttökustannuksia ei hyvitetä. Koneen käyntiin jättämisestä syntyneitä käyttökustannuksia ei hyvitetä.