Lupaehdot tietoluvan perusteella tapahtuvalle henkilötietojen käsittelylle

1.1 Luvassa tarkoitettuja henkilötietoja saa käyttää vain tietolupapäätöksessä ja hyväksytyssä tiedonhyödyntämissuunnitelmassa määriteltyyn käyttötarkoitukseen. Jos luvan nojalla aatua henkilötietoaineistoa halutaan käyttää muuhun tarkoitukseen, tulee uudesta käyttötarkoituksesta tehdä oma hakemus ja tiedonhyödyntämissuunnitelma. Uutta äyttötarkoitusta ei saa aloittaa, ennen kuin hakija on saanut sitä vastaavan myönteisen upapäätöksen.

1.2. Lupa henkilötietojen käsittelyyn myönnetään tässä päätöksessä mainituksi määräajaksi. Määräaikaa voidaan tarvittaessa hakemuksesta jatkaa.

1.3. Henkilötietoja saa käsitellä tämän luvan nojalla sillä maantieteellisellä alueella, jolle lupa on yönnetty tai jonka se kattaa. Jos tietoluvassa on annettu lupa käsitellä luvassa tarkoitettuja ietoja EU/ETA-maiden ulkopuolella, tulee luvansaajan täyttää ehtokohdassa 6 vaaditut dellytykset ennen käsittelyn aloittamista.

1.4. Luvansaajan tulee antaa tämä tietolupapäätös ja päätöksen ehdot tiedoksi kaikille niille enkilöille, joille on tietolupapäätöksessä myönnetty käsittelyoikeus henkilötietoihin. uvansaajan tulee osaltaan valvoa näiden lupaehtojen noudattamista. Jos luvansaaja ei ole uvitetun aineiston rekisterinpitäjä, on luvansaajan saatettava nämä lupaehdot kyseisen ekisterinpitäjän tietoon viipymättä saatuaan päätöksen.

1.5. Pirkanmaan hyvinvointialue valvoo myöntämänsä luvan ehtojen noudattamista. Se saa eruuttaa tietoluvan, jos luvansaaja ei noudata lainsäädäntöä tai rikkoo luvan ehtoja.

2.1. Pirkanmaan hyvinvointialueen tietoluvassa tarkoitetut henkilötiedot ovat salassa pidettäviä.

2.2. Luvansaaja on, huomioiden tämä tietolupapäätös, viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n perusteella velvollinen olemaan paljastamatta tämän luvan nojalla saamiaan salassa pidettäviä tietoja sekä olemaan käyttämättä tällaisia tietoja omaksi taikka toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi. Salassapitovelvoitteen rikkominen johtaa sanktioihin ja on myös peruste tietoluvan peruuttamiselle.

2.3. Henkilötietoja tulee käsitellä siten, ettei salassapidettävä tieto välity millään tavoilla opetuskäytön suhteen sivullisille henkilöille. Salassapidettävien henkilötietojen käsittelyä julkisissa paikoissa on vältettävä.

2.4. Tietolupapäätös vahvistaa tyhjentävästi ne toimijat, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja.

2.5. Luvansaaja, käsittelyoikeuden haltija tai opetukseen osallistuva ei saa millään keinoin pyrkiä tunnistamaan henkilöitä opetusaineistosta, ellei se jostain syystä ole opetuksen takia välttämätöntä.

2.6. Tahattomasti tai muutoin tunnistettuihin henkilöihin ei saa ottaa yhteyttä. Tietoa henkilön tunnistamisesta ei saa levittää eikä välittää eteenpäin.

2.7. Luvassa tarkoitettuja henkilötietoja ei saa käyttää yksittäisiä henkilöitä koskevassa päätöksenteossa.

3.1. Tietolupapäätöksestä ilmenee se taho, joka toimii rekisterinpitäjänä henkilötietoaineiston osalta tietolupapäätöksessä mainittuun käyttötarkoitukseen.

3.2. Tämä rekisterinpitäjyys säilyy niin kauan, kuin Pirkanmaan hyvinvointialueen tietolupapäätös on voimassa ja kunnes henkilötietoaineisto on joko hävitetty tai se on arkistoitu siten kuin näissä ehdoissa tarkemmin edellytetään.

3.3. Rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että se täyttää kaikki sille EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa kuuluvat velvoitteet, lukuun ottamatta niitä erityisiä ja nimenomaisesti mainittuja tehtäviä, jotka ovat Pirkanmaan hyvinvointialueen vastuulla toisiolaissa ja näissä lupaehdoissa kuvatuilla tavoin ja joiden osalta Pirkanmaan hyvinvointialue on rekisterinpitäjä.

4.1. Tietolupapäätöksessä tarkennettuja sosiaali- ja terveydenhuollon opetusaineistoja, kuten erilaisia kuvantamistallenteita (röntgenkuvat, tietokonetomografiakuvat, magneettikuvat, ultraäänikuvat, valokuvat, videotallenteet, histologiset leikkeet), saa käyttää sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja käsittelevän henkilöstön ja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden opetukseen ja koulutukseen (kuten lääketieteen tai sosiaalihuollon ammattiin opiskelevat, erikoislääkärikoulutus, muu ammatillinen sosiaali- ja terveydenhuollon täydennyskoulutus, ammatilliset seminaarit Suomessa ja ulkomailla), siten kuin kyseisessä tietolupapäätöksessä on tarkennettu, seuraavilla edellytyksillä.

4.2. Luvansaaja on rekisterinpitäjänä (ellei päätöksessä muuta todeta) vastuussa opetusaineistojen sisältämien henkilötietojen käsittelystä. Opetusmateriaalien valmistamisessa ja opetus- ja koulutustilanteessa tulee käyttää mahdollisimman vähän asiakkaiden tai potilaiden henkilötietoja, kuitenkin niin, ettei opetuksen laatu siitä kärsi. Asiakkaan ja potilaan tunnistettavuutta tulee pyrkiä vähentämään myös teknisillä ratkaisuilla (esim. kuvan rajaus, resoluution pienentäminen, taustakohinan lisääminen), jos se on mahdollista opetuksellisen arvon siitä kärsimättä.

4.3. Opetustilanteeseen osallistuvia tulee muistuttaa siitä, että opetusaineistossa olevia asiakkaita ja potilaita ei saa pyrkiä millään tavalla tunnistamaan. Opetukseen osallistuva saa tallentaa opetusaineistoa omilla tallennusmenetelmillä vain, jos tällainen tallennus on välttämätön vaihe opetuksen toteutumiselle.

4.4. Kuvantamiseen ja kuvantamishetkeen liittyvät, opetuksen ja koulutuksen kannalta välttämättömät tekniset kuvaustiedot saa mainita opetusaineistossa.

4.5. Luvansaajan tulee säilyttää opetusaineistoa erillään siitä alkuperäisestä aineistosta, josta opetusaineisto on kerätty. Luvansaajan tulee myös huolehtia siitä, että opetusaineistoon on pääsy vain opetukseen ja koulutukseen osallistuvilla henkilöillä ja niillä henkilöillä, joiden työtehtävät edellyttävät pääsyä ko. aineistoon. Aineiston säilyttämiseen pätee sama vaatimus.

4.6. Luvansaajan tulee hävittää opetusaineisto viipymättä, kun sille ei ole enää tarvetta opetuksessa ja koulutuksessa ja sen säilytys ei ole enää välttämätöntä . Luvansaajan tulee pystyä pyydettäessä osoittamaan, että se on hävittänyt opetusaineiston asianmukaisesti.

4.7. Luvansaajan on poistettava opetusaineistosta ja opetustilanteessa ei saa koskaan mainita asiakasta tai potilasta koskevia suoria henkilötunnisteita (nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite). Lisäksi on kiinnitettävä huomiota henkilötietojen välttämättömyyteen seuraavien tietojen osalta:

• Asiakkaan tai potilaiden hoitopaikkakunnan maininnan välttämättömyys. Hoitopaikkakunnan saa mainita, jos se on opetuksen kannalta tarpeellista.
• Asiakkaiden tai potilaiden ikä. Jos kyseessä ovat täysi-ikäiset henkilöt, tarkkaa ikää ei tulisi mainita, vaan käyttää laveampaa ilmaisua, esimerkiksi henkilön ollessa 38-vuotias, ja jos iän mainitseminen on tärkeää opetukselle, käytetään esimerkiksi ilmaisua ”noin 40 –vuotias” tai ”35-40-vuotias”. Jos opetuksen kannalta on välttämätöntä, voidaan myös tarkka ikä mainita. Näin saattaa olla tilanne erityisesti lasten ja nuorten kohdalla.
• Asiakkaan tai potilaan sukupuoli. Sukupuolitiedon saa kertoa, jos se on opetuksen kannalta välttämätöntä.
• Asiakkaan tai potilaan ammattiryhmä tai tarkka ammatti, jos sen mainitseminen on välttämätöntä opetukselle eikä sen kertominen paljasta asiakkaan tai potilaan henkilöllisyyttä (harvinaiset ammatit tai toimet, kuten valtion johto).

Siltä osin, kuin luvansaaja käyttää henkilötietojen käsittelyyn tietoturvallista käyttöympäristöä, sen on huolehdittava seuraavista seikoista:

5.1. Tietolupapäätöksestä ilmenee se taho, joka toimii rekisterinpitäjänä henkilötietojen osaltatietolupapäätöksessä mainitussa käyttötarkoituksessa. Tämä rekisterinpitäjyys alkaa siitä hetkestä, kun tämä tietolupapäätös on tehty. Pirkanmaan hyvinvointialue antaa luvan henkilötietoihin tietoluvassa vahvistettuun käyttötarkoitukseen.

5.2. Luvansaaja huolehtii siitä, että tietoluvassa mainitut henkilötietoaineiston käyttöoikeuden haltijat sekä sen lisäksi käyttöympäristöstä vastaava toimija on tietoinen tässä tietoluvassa annetuista lupaehdoista.

5.3. Luvansaajan on huolehdittava, että käyttöoikeuden haltijat säilyttävät käyttöoikeuteen liittyvät tunnisteet tai muut varmenteet ja tunnistautumiseen käytettävät välineet huolellisesti ja niin, ettei niihin ole pääsyä sivullisilla. Jos varmenne tai tunniste katoaa, asiasta tulee ilmoittaa viipymättä luvansaajalle.

5.4. Luvansaajan tulee selvittää, koskeeko henkilötietoja arkistointivelvoite lainsäädännön perusteella. Jos henkilötietoaineistoa koskee arkistointivelvoite, tulee luvansaajan huolehtia arkistoinnista, noudattaen tiedon siirrossa ja käsittelyssä Pirkanmaan hyvinvointialueen mahdollisesti antamia ohjeita. Arkistointipaikan tulee olla riittävän tietoturvallinen säilytykseen. Jos henkilötietoaineistoa koskee arkistointivelvoite, koskee arkistointivelvoite myös koodiavainta.

5.5. Pirkanmaan hyvinvointialueen luvittamia henkilötietoja ei saa luvan päättymisen jälkeen jatkokäyttää muihin tarkoituksiin ilman lainsäädännössä edellytettyjä lupia.

6.1. Luvan tarkoitettuja henkilötietoja ei saa käsitellä eikä teknistä käyttöyhteyttä avata EU/ETAalueen ulkopuolelta käsin, ellei tietolupapäätöksessä ole annettu tähän lupaa.

6.2. Jos Pirkanmaan hyvinvointialueen tietolupapäätöksessä on annettu lupa henkilötietojen käsittelyyn EU/ETA-maiden ulkopuolella, on luvansaajan tullut toimittaa ennen käsittelyä Pirkanmaan hyvinvointialueelle todiste siitä, että jokin EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisista suojatoimista on käytössä. Suojatoimia ovat esimerkiksi se, että EU:n komissio on päättänyt kyseisen tahon tarjoavan riittävän tietosuojan tason tai se, että tietojen siirtoa koskevaan sopimukseen on liitetty EU:n komission laatimattietosuojaa koskevat vakioehdot.

7.1. Jos tietoluvassa tarkoitettua henkilötietoa halutaan käyttää muuhun kuin tässä tietoluvassa päätettyyn käyttötarkoitukseen, tulee uudesta käyttötarkoituksesta tehdä oma hakemus ja tiedonhyödyntämissuunnitelma. Uutta käyttötarkoitusta ei saa aloittaa, ennen kuin hakija on saanut sitä vastaavan myönteisen lupapäätöksen.

7.2. Luvansaajan tulee hakea Pirkanmaan hyvinvointialueen myöntämään tietolupaan muutosta erillisellä hakemuksella seuraavissa tilanteissa:
7.2.1. Tietoluvan voimassaoloa halutaan jatkaa.
7.2.2. Tietoluvan perusteella annettavia henkilötietojen käsittelyoikeuksia halutaan lisätä muille kuin luvassa kirjatuille toimijoille.

7.3. Jos luvansaajan tai rekisterinpitäjän osalta tapahtuu olennaisia muutoksia, niistä tulee ilmoittaa Pirkanmaan hyvinvointialueelle. Se harkitsee, edellyttääkö muutos uutta tietolupaa. Ilmoituksesta käy sähköposti.