Tutkijat ja opiskelijat pystyvät hoitamaan kaikki lupa- ja lausuntohakemukset yhdessä paikassa, kun uusi Tutkijan digiasiointi saadaan käyttöön. Lisäksi järjestelmä helpottaa hakemusten käsittelijöiden työtä.
Tutkijat voivat tehdä järjestelmässä kaikki tutkimukseen liittyvien lupien ja lausuntojen hakemukset: eettisen toimikunnan lausunnot, tutkimusluvat, tietoluvat, opinnäyte- ja kehittämistöiden luvat sekä valtion ja Tays tukisäätiön tutkimusrahoitushaut. Vastaavasti hakemusten käsittelijät ja päätöksentekijät voivat hallinnoida järjestelmässä lupaprosessien eri vaiheita ja yritysrahoitteisten tutkimusten laskutusta.
− Järjestelmä nopeuttaa hakemusten käsittelyä ja sujuvoittaa, automatisoi ja tasalaatuistaa lupaprosessit. Tätä on valmisteltu kauan ja käyttöönottoon on tullut viivästyksiä, mutta nyt olemme todella lähellä. On jo aikakin päästä eroon papereista ja manuaalisesta työstä näissä asioissa, toteaa TKIO-palvelujohtaja Katja Luojus.
Tammikuun alussa varmistetaan vielä järjestelmän valmius käyttöönottoon. Järjestelmän avaamisen jälkeen paperisia hakemuksia ei enää voi tehdä. Siirtymävaiheen ei pitäisi kuitenkaan tuoda katkoksia asioiden hoitoon.
Järjestelmä ohjaa käyttäjää
Verkkopohjainen käyttöliittymä ohjaa ja auttaa tutkijaa hakuprosessissa eteenpäin. Infokentät neuvovat lupien ja lausuntojen hakijaa tutkimustyypin mukaan eri vaiheissa. Useimmissa toiminnoissa järjestelmä kertoo myös, mitä tietoja ja liitteitä tarvitaan eikä päästä hakijaa eteenpäin, ellei hakemuksen kaikkia kohtia ole huomioitu.
Kaikki tieto kertyy tutkijan omaan käyttäjäprofiiliin, josta pohjia voi hyödyntää myös mahdollisten seuraavien tutkimusten hakemuksissa. Samalla pääsy hakemuksiin liitteineen saadaan jaettua kätevästi kaikille hakemusta käsitteleville ja päätöksiä tekeville henkilöille.
Tutkijan digiasiointi on rakennettu yhteistyössä Pohjois-Savon hyvinvointialueen ja Kuopion yliopistollisen sairaalan kanssa. Käyttöönoton jälkeen Luojus toivoo käyttäjiltä palautetta.
− Kehittäminen ei pääty siihen, kun järjestelmä otetaan käyttöön. Kaikki parannusehdotukset ovat arvokkaita, jotta saamme kehitettyä Tutkijan digiasioinnista työkalun, joka palvelee parhaalla mahdollisella tavalla, hän sanoo.