Tutkijoiden digiasiointiin suunniteltu uusi järjestelmä helpottaa tutkimuksen lupa- ja lausuntohakemusten hoitoa.
Tutkijat ja opiskelijat voivat jatkossa hoitaa järjestelmässä kaikki tutkimukseen liittyvien lupien ja lausuntojen hakemukset: eettisen toimikunnan lausunnot, tutkimusluvat, tietoluvat, opinnäyte- ja kehittämistöiden luvat sekä valtion ja Tays tukisäätiön tutkimusrahoitushaut. Lisäksi hakemusten käsittelijät voivat hallinnoida järjestelmässä lupaprosessien eri vaiheita ja yritysrahoitteisten tutkimusten laskutusta.
Pitkään odotettu järjestelmä siirretään marraskuun alussa tuotantoympäristöön, jonka jälkeen varmistetaan vielä sen valmius käyttöönottoon.
− Järjestelmä nopeuttaa hakemusten käsittelyä ja sujuvoittaa, automatisoi ja tasalaatuistaa lupaprosessit. Tätä on valmisteltu kauan ja käyttöönottoon on tullut viivästyksiä, mutta nyt olemme todella lähellä. On jo aikakin päästä eroon papereista ja manuaalisesta työstä näissä asioissa, toteaa TKIO-palvelujohtaja Katja Luojus.
Järjestelmä ohjaa käyttäjää
Järjestelmä ohjaa ja auttaa tutkijaa hakuprosessissa eteenpäin. Infokentät neuvovat lupien ja lausuntojen hakijaa tutkimustyypin mukaan eri vaiheissa. Useimmissa toiminnoissa järjestelmä kertoo myös, mitä tietoja ja liitteitä tarvitaan eikä päästä hakijaa eteenpäin, ellei hakemuksen kaikkia kohtia ole huomioitu.
Kaikki tieto kertyy tutkijan omaan käyttäjäprofiiliin, josta pohjia voi hyödyntää myös mahdollisten seuraavien tutkimusten hakemuksissa. Samalla pääsy hakemuksiin liitteineen saadaan jaettua kätevästi kaikille hakemusta käsitteleville ja päätöksiä tekeville henkilöille.
Järjestelmää rakennetaan yhteistyössä Pohjois-Savon hyvinvointialueen ja Kuopion yliopistollisen sairaalan kanssa. Sisältöjä on käyty läpi työpajoissa osio kerrallaan yhteistyössä eri osaamisalueiden asiantuntijoiden kanssa.
− Kunhan järjestelmä saadaan tuotantoympäristöön, kutsumme tutkijoita testaamaan sitä. Kaikki palautteet ja parannusehdotukset ovat arvokkaita, jotta saamme kehitettyä siitä työkalun, joka palvelee parhaalla mahdollisella tavalla, Luojus sanoo.