Toimintansa lopettaneiden yksityisten sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien potilas- ja asiakasasiakirjat

Yhteisrekisterinpitäjät

Pirkanmaan hyvinvointialue
PL 272, 33101 Tampere

Kansaneläkelaitos (Kela)
PL 450, 00056 KELA

Rekisterin vastuuhenkilö

Sosiaali- ja terveysjohtaja
Pirkanmaan hyvinvointialue, sote-palvelut

Rekisterin yhteyshenkilö

Kansaneläkelaitos
toimintansa.lopettaneet@kela.fi

Rekisterin varayhteyshenkilö

Jukka Nyyssönen, arkistopäällikkö
puhelin 050 440 9013
etunimi.sukunimi@pirha.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittely perustuu hyvinvointialueen ja Kelan lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen.

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) (myöhemmin asiakastietolaki) 16 §:n mukaan Kela on palveluntuottajan toiminnan päätyttyä yhteisrekisterinpitäjä palveluntuottajan asiakasasiakirjoille sen hyvinvointialueen kanssa, jonka alueella palveluntuottajan kotipaikka on sijainnut.

Kela vastaa asiakastietolain mukaisesti yhteisrekisterinpitäjänä tietojen turvallisuuden varmistamisesta sekä tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä. Kela toimii lisäksi tietosuoja-asetuksen 26 artiklan mukaisena yhteyspisteenä, jonne kansalaiset voivat lähettää tietopyyntönsä. Kukin hyvinvointialue vastaa muista tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisterinpitäjän vastuista.

Tietoja käytetään myös sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä annetun lain mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

• Lakisääteinen velvoite
• Yleinen etu/julkisen vallan käyttö

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Rekisterissä on tietoja toimintansa päättäneistä yksityisistä palveluntuottajista, jotka ovat toimittaneet asiakasasiakirjansa asiakastietolain mukaisesti säilytettäväksi Kelalle, sekä heidän asiakkaistaan. Rekisteri sisältää toimintansa päättäneestä yksityisestä palveluntuottajasta seuraavat tiedot:

• nimi
• henkilötunnus
• y-tunnus
• yrityksen nimi
• sopimuksen asianumero
• aineiston siirtäjän yhdyshenkilö
• toimintamuoto ja palveluala
• aineistomuoto ja vastaanottopäivä
• ammattioikeus ja erikoisala
• aineiston alku- ja loppuvuosi
• kotipaikka.

Lisäksi toimintansa päättäneen yksityisen palveluntuottajan asiakkaasta säilytetään seuraavat tiedot:

• nimi
• henkilötunnus
• syntymäaika
• kuolinaika
• sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja
• palveluntuottajan aikaiset lokitiedot
• Kelan arkistointipalvelun lokitiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan toimintansa lopettaneilta yksityisiltä palveluntuottajilta, kun he ovat toimintansa päätyttyä toimittaneet asiakirjat Kelan säilytettäväksi asiakastietolain mukaisesti. Lisäksi tietoja saadaan seuraavista rekistereistä palvelun käytön edellytyksien tarkistamiseen sekä henkilötietojen päivittämiseen:

• Digi- ja väestötietovirasto (väestötietojärjestelmä)
• Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto (palveluntuottajarekisteri Soteri)
• Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (SOTE-organisaatiorekisteri)
• Patentti- ja rekisterihallitus ja Verohallinto (yritys- ja yhteisötietojärjestelmä).

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679 15 artikla) ja asiakastietolain (703/2023 11 §) mukaisiin tarkastusoikeuksiin perustuen rekisteröidylle itselleen.

Viranomaisille ja yhteisöille, joilla on lakiin perustuva tiedonsaantioikeus, tietoja luovutetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella asian vaatimassa muodossa ja laajuudessa.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä.

Rekisteritietojen säilytys ja suojaus

Tallennettuja sosiaali- ja terveystietoja säilytetään asiakastietolain liitteessä määritellyn ajan. Lisäksi sovelletaan, mitä valtionarkisto, arkistolaitos ja Kansallisarkisto ovat erikseen määränneet asiakirjojen arkistoinnista. Paperiaineisto säilytetään Kelan arkistotiloissa.

Rekisteritietojen suojauksen ja tietoturvan toteutus

Tietoverkkojen ja -järjestelmien suojaus, tilaturvallisuuden varmistaminen ja kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja tietojärjestelmien käytön valvonta sekä riskienhallinta.

Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat. Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.

Kela vastaa asiakastietolain mukaisesti yhteisrekisterinpitäjänä tietojen turvallisuuden varmistamisesta sekä tietojen säilyttämisestä ja hävittämisestä.

Tarkastusoikeus

Mikäli haluat tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tähän rekisteriin tallennettu, tee kirjallinen tarkastuspyyntö Kelalle. Kela vastaanottaa tarkastuspyynnön ja välittää sen palveluntuottajan kotipaikan mukaiselle hyvinvointialueelle.

Jos kyse on lokitiedoista, jotka ovat syntyneet Kelan yksityisten sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntuottajien potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalvelun toiminnassa, tee lokitietopyyntö Kelalle. Kela luovuttaa tiedot suoraan rekisteröidylle.

Pyyntöihin liittyvät lomakkeet löytyvät Kelan verkkosivuilta osoitteesta www.kela.fi/yhteistyokumppanit-potilas-ja-asiakasasiakirjojen-arkistointipalvelu.

Pyynnöt voi lähettää Kelan yksityisten potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalveluun suojatulla sähköpostilla osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.

Tiedon korjaaminen

Jos haluat poistaa, muuttaa tai täydentää tähän rekisteriin tallennettuja tietojasi, tee kirjallinen korjauspyyntö Kelalle. Kela vastaanottaa tietojen korjauspyynnön ja välittää sen palveluntuottajan kotipaikan mukaiselle hyvinvointialueelle.

Pyynnössä pitää yksilöidä

• mikä tieto on virheellinen
• millä perusteella se on virheellinen
• miten sitä pitäisi muuttaa.

Pyynnön voi lähettää Kelan yksityisten potilas- ja asiakasasiakirjojen arkistointipalveluun suojatulla sähköpostilla osoitteeseen toimintansa.lopettaneet@kela.fi.