Usein kysyttyä henkilöstöasioista

Työsopimus ja siirtyvä henkilöstö
Etuudet
Työvuorosuunnittelun uudistaminen
Työhyvinvoinnin ja työyhteisön tukeminen
Kehittäminen ja muutokseen valmistautuminen
Tietotekniset järjestelmät

Työsopimus ja siirtyvä henkilöstö

Säilyvätkö kaikkien työpaikat?

Henkilöstö siirtyy hyvinvointialueen palvelukseen liikkeenluovutuksen periaatteella, joka tarkoittaa siirtymistä uuden työnantajan palvelukseen ns. vanhoina työntekijöinä. Liikkeenluovutuksessa nykyisen palvelusuhteen ehdot säilyvät pääosin ennallaan. Jos työsopimus on voimassa luovuttavaan organisaatioon 1.1.2023, työsopimus siirtyy automaattisesti hyvinvointialueelle. 

Onko kaikille siirtyville työntekijöille varmuudella töitä?

Liikkeenluovutuksen periaate on se, että kaikki työntekijät, jotka kuuluvat siirtyviin työntekijöihin, siirtyvät hyvinvointialueelle. Jos työtehtäviin tulee paljon muutoksia, on mahdollisuus, että tulee tarve uudelleenkouluttautumiselle. 

Mitä tarkoitetaan luovuttajan tekemällä ehtovertailulla?

Luovuttajan oma ehtovertailu henkilöstöasioista auttaa luovuttajaa määrittämään ja jäsentämään liikkeenluovutuksen kohteena olevat toiminnot ja jäsentämään myös, minkälaisia mahdollisia ennakkojärjestelyjä tarvitaan omassa organisaatiossa ennen liikkeenluovutuksen toteuttamista ja sen jälkeen. 

Onko siirtyvän in house -yhtiön työntekijöillä mahdollisuus hakea sisäisellä haulla hyvinvointialueen avoimia työpaikkoja?

Valitettavasti ei. Yhtiöt siirtyvät erillisinä organisaatioina säilyttäen kaikki omat periaatteena eikä niissä tehdä liikkeen luovutusta. 

Mikä on vuokrafirmojen kautta palkattujen sosiaalialan ammattilaisten tilanne hyvinvointialueella? Jatkuuko työsuhteet sopimusten mukaan 1.1.2023 lukien vai puretaanko nämä sopimukset?

Tämä asia on vielä kesken, emmekä pysty vielä antamaan vastausta tähän. 

Etuudet

Mitä henkilöstöetuuksia hyvinvointialueelle on tulossa?

Sähköisen maksuvälinepalvelun kautta jokaisella työntekijällä on käytettävissään 200 euroa vuotta kohti. Sähköisen maksuvälinepalveluun tulee lisäksi lounasetu, jota voi käyttää kaikissa niissä pirkanmaalaisissa paikoissa, joissa palvelu käy maksuvälineeksi. Lisäksi työnantaja kustantaa jatkossa kahvit, teet ja maidot. Lisäksi sairaanhoitopiiristä siirtyy hyvinvointialueelle Tavaksi vapaalla ry -yhdistys, jonka kautta työntekijä voi saada alennuksia esim. erilaisiin kulttuuri- ja liikuntapalveluihin.

Työtehtävät, työaika ja palkkaus 

Voiko hyvinvointialue jatkossa määrätä, että työntekijän on oltava valmis työskentelemään missä päin Pirkanmaata tahansa?

Lähtökohta on, että olemme kaikki hyvinvointialueen henkilöstöä, mutta toki jokaisella on oma työpisteensä tai työalueensa, jossa työskentely jatkossakin tapahtuu. On kuitenkin myös mahdollista, että osalla työntekijöistä esim. työskentelyalue myöhemmin hieman muuttuu nykyisestä, riippuen työtehtävästä. 

Vaihtuuko esimies tai poistuuko esimiesvakansseja eläköitymisen myötä?

Hyvinvointialueen organisoitumisesta ja johtamisjärjestelmästä päätetään vuoden 2022 aikana. Todennäköisesti lähiesihenkilöt jatkavat valtaosin samoissa tehtävissä, kuin missä toimivat ennen hyvinvointialueelle siirtymistä. 

Pilkotaanko pienemmistä kunnista siirtyvien työntekijöiden työnkuvat nykyistä pienempiin kokonaisuuksiin?

Ei ole tarkoitus alkaa purkaa ja siilouttaa nykyisiä työnkuvia pienemmiksi kokonaisuuksiksi. Muutoksia tulee lähinnä siihen, että yhteen tehtävänkuvaan kuuluvat palvelut jakautuvat jatkossa eri palvelulinjoihin. Jokaisella työntekijällä on jatkossa oma palvelulinja, johon kiinnittyy, mutta tämän lisäksi työnkuvaan voi kuulua tehtäviä myös muille palvelulinjoille.

Hyvinvointialueelle siirryttäessä varsinainen palkka säilyy sellaisenaan. Mitä tarkoittaa varsinainen palkka?

Tehtäväkohtainen palkka, työkokemukseen ja työsuoritukseen liittyvät henkilökohtaiset lisät ja erillislisät säilyvät. Jos kuitenkin omasta työtehtävästä jokin yksittäinen tehtävä päättyy vuodenvaihteessa, myös tehtävästä maksettava erillislisä päättyy vuodenvaihteeseen.

Miten pidetään huoli siitä, palkat maksetaan oikein vuoden 2023 alusta lähtien?

Hyvinvointialue tekee tiivistä yhteistyötä luovuttavien organisaatioiden ja palkanlaskentaa hoitavan tukipalveluyhtiö Monetran kanssa. Virheitäkin voi tulla, mutta tätä varten avataan myös puhelinnumerot, joista voi vuoden 2023 alusta lähtien kysyä palkanmaksusta. Palkkalaskelmien lukemiseen tulee omat ohjeistuksensa. 

Mitä eri työaikamuotoja henkilöstöllä on, ja mitä näille tapahtuu hyvinvointialueelle siirryttäessä?

Kaikki olemassa olevat työaikamuodot (mm. yleistyöaika, toimistotyöaika, jaksotyöaika) säilyvät käytössä hyvinvointialueelle siirryttäessä. Työmarkkinaneuvottelujen myötä keskeisin muutos työaikaan on, että yleistyöajassa (38 h 15 min/viikko) voi syödä joutuisasti työn lomassa. 

Onko hyvinvointialueella mahdollisuus jatkaa osa-aikaisuutta, vaikka oma toimi olisi kokoaikainen?

Mahdollisuus siihen on, mutta tämä asia on oman esihenkilön harkittavissa, sillä usein osa-aikaisuutta paikkaamaan tarvitaan uusia tekijöitä.

Miten hyvinvointialueella on mietitty "sisäisen" keikkailun periaatteet?

Hyvinvointialue muodostaa jatkossa yhden työnantajan, jolloin keikkailun mahdollisuuteen vaikuttavat mm. ylityörajat ja -korvaukset.

Työvuorosuunnittelun uudistaminen 

Miten työvuorosuunnittelua jatkossa tehdään hyvinvointialueella? Miten työntekijöiden toiveet huomioidaan työvuorosuunnittelussa? ​

Työvuorosuunnittelussa ollaan siirtymässä vaiheittain kohti ohjelmistoavusteista suunnittelua. Siirtymävaihe tulee kestämään useita vuosia, arviolta ainakin vuoden 2025 loppuun saakka. Jo ennen ohjelmistoavusteista suunnittelua uutta toimintamallia harjoitellaan osassa yksiköitä, jolloin työvuorosuunnittelun ns. mekaanisen työn tekee resurssisuunnittelija. Esihenkilön rooli on edelleen keskeinen ja hänen tehtävänään on viedä ja tarkistaa suunnittelun pohjaksi tarvittavat tiedot, julkaista lista sekä tehdä toteumat. ​

Henkilöstöllä on monia pelkoja ja ennakkoluuloja uutta toimintamallia kohtaan, ja tämä on ymmärrettävää. Yhtenä isona huolena on noussut esiin se, ettei työvuorotoiveita voitaisi jatkossa toteuttaa. Siitä ei kuitenkaan ole kysymys. Työvuorotoiveita voi jatkossakin esittää ja jokaisen kohdalla pyritään varmistamaan vähintään neljän työvuorotoiveen toteuttaminen kolmen viikon listaan. Mikäli toivetta ei jostakin syystä voida toteuttaa, asiasta informoidaan aina työntekijää. 

Tarkoittaako uusi toimintamalli sitä, että työntekijät eivät jatkossa saa esittää toiveita työvuoroista?

​Henkilöstö saa jatkossakin esittää työvuorotoiveita yhteisten pelisääntöjen mukaisesti, ja työvuorojen toteuttaminen on tärkeää jatkossakin. Työvuorosuunnittelussa on tärkeää huomioida kuitenkin myös muita tekijöitä, kuten asiakkaiden palvelutarve, henkilöstön osaaminen ja määrä. Uudella mallilla pyritään säästämään lähiesihenkilöiden työaikaa henkilöstön johtamiseen ja työntekijöiden työaikaa perustehtävään. 

Toteuttaako suunnittelun jatkossa jokin ulkopuolinen taho, joka ei tunne yksiköitä ja työntekijöitä?

Elämäntilanteiden ja muiden erityistilanteiden huomioiminen on jatkossakin edelleen mahdollista. Tarvitaan yhteiset pelisäännöt erilaisten tilanteiden huomioimiseen, jotta yksikön muiden työntekijöiden kuormitus ei kasva kohtuuttomaksi. Ulkopuolinen taho (jatkossa tietojärjestelmä) tekee suunnitelman objektiivisesti etukäteen asetettujen prioriteettien ja määritysten pohjalta. ​

Esihenkilön rooli on jatkossakin varmistaa, että jos esimerkiksi työntekijän elämäntilanne edellyttää hetkellistä erityisjärjestelyä (työntekijä ei esimerkiksi tee yötyötä), tieto on viety suunnitteluohjelman taustoihin. Keskitetyn työvuorosuunnittelun tavoitteena on parantaa ensisijaisesti työvuorosuunnittelun oikeudenmukaisuutta ja henkilöstön huomioimista tasavertaisesti sekä vähentää työn kuormittavuutta. 

Päättääkö työnantaja jatkossa työntekijän työvuoroista yksipuolisesti? ​

Henkilöstö saa jatkossakin esittää työvuorotoiveita työyhteisössä sovittujen ja hyvinvointialueella ohjeistettujen pelisääntöjen mukaisesti. Myös työvuoromieltymykset otetaan huomioon mahdollisuuksien mukaan. Lähiesihenkilö vastaa siitä, että osaaminen ja työvuoromieltymykset on määritetty ohjelmaan oikealla tavalla. Henkilöstö antaa työvuorotoiveensa itse sähköisesti tai mobiilisovelluksen avulla.​ 

Tarkoittaako uusi työvuorosuunnittelun malli sitä, että työvuorot arpoo jatkossa robotti? ​

Esihenkilö laatii taustatiedot työvuorosuunnitelman pohjaksi huomioiden työntekijöiden toiveet, mahdolliset mieltymykset, osaamisen ja tehtävien osaamisvaatimukset. Ohjelmisto suunnittelee työvuorot näiden taustatietojen avulla. Ohjelmistoavusteinen työvuorosuunnittelu pystyy toteuttamaan työvuorotoiveet kokonaisuutena usein paremmin kuin ihmisen toteuttamana onnistuu. ​ 

Miten erilaiset elämäntilanteet ja muut erityistilanteet huomioidaan työvuorosuunnittelussa? ​

Aivan kuten ennenkin työvuorosuunnittelussa voidaan ja pitää huomioida erilaisten elämäntilanteiden mukanaan tuoma tarve. Tarpeen arvioinnin tekee esihenkilö yhdessä työntekijän kanssa. Jos esimerkiksi henkilö työskentelee vuorotyöyksikössä, mutta hänellä tulee elämäntilanteensa johdosta tarve tehdä vain päivävuoroa, hetkellisesti työntekijälle pyritään järjestämään tällainen mahdollisuus. Samanaikaisesti se tarkoittaa muille työntekijöille enemmän ilta- ja yövuoroja.

Mikäli työntekijän tarve on pidempiaikainen, silloin oikea tapa on pyrkiä löytämään työntekijälle sellainen työ, jossa hän voi pysyvämmin tehdä työtä päivisin, ilman että hänen tarpeensa kuormittaa muuta, vuorotyötä tekevää työyhteisöä.

Millä tavoin uuden työvuorosuunnittelumallin kehittämisessä on kuultu ja kuullaan jatkossa työntekijöitä ja esihenkilöitä?

Uusia toimintamalleja on harjoiteltu ja kehitetty jo parin vuoden ajan usean kunnan toimesta. Henkilöstön, luottamushenkilöiden ja esihenkilöiden kanssa on tehty tiivistä ja hyvää yhteistyötä. Toimintamallin laajentuessa yhteistyötä jatketaan samoin periaattein hyvässä yhteistoiminnassa hyvinvointialueella. Seuraamme säännöllisesti myös henkilöstön ja esihenkilöiden kokemusta sekä muita sovittuja mittareita uudistuksen edetessä ja kehitämme prosessia tietoperusteisesti yhdessä henkilöstön kanssa.

Henkilöstökokemuksen ohella tärkeitä näkökulmia ovat työvuorotoiveiden toteutuminen, työaikaergonomian toteutuminen, yhden päivän vapaiden määrä ym. työvuorosuunnittelun onnistumiseen liittyvät asiat.

Voidaanko työntekijä jatkossa määrätä mihin tahansa yksikköön, jossa kaivataan kyseisen työntekijän osaamista? ​

Työntekijöitä ei voi jatkossakaan määrätä mihin tahansa yksikköön, vaan suunnittelu tapahtuu etukäteen määritettyjen työyksikön taustatekijöiden ja reunaehtojen perusteella.

Maksetaanko erityisosaamisista lisäkorvauksia, kun ne jatkossa huomioidaan työvuorosuunnittelussa?

Palkitsemiseen liittyvät ohjeet ja periaatteet eivät liity ohjelmistoavusteiseen työvuorosuunnitteluun, vaan hyvinvointialueen yleisiin henkilöstökäytäntöihin ja periaatteisiin. Palkitsemisen periaatteet laaditaan hyvinvointialueella erikseen, ja valmistelun tavoitteena on, että osaajista pystytään pitämään kiinni. 

Miksi uudenlaisiin työvuorosuunnittelun käytäntöihin ollaan siirtymässä?

Työvuorosuunnittelun uudistamisella pyritään vastaamaan paremmin asiakkaan turvallisen ja laadukkaan palvelun toteutumiseen, henkilöstön riittävyyteen ja osaamiseen kohdentamiseen asiakkaan tarpeiden mukaisella tavalla. Lisäksi tavoitteena on työvuorosuunnitteluprosessin laadun parantaminen. Uusi toimintamalli tuo monia etuja myös henkilöstölle nykytilanteeseen verrattuna, mm. monipuolisemmat mobiiliratkaisut työvuorotoiveiden ja vuoronvaihtojen esittämiseksi. Lisäksi ohjelmistoavusteisuus nopeuttaa merkittävästi työvuorosuunnittelun prosessia ja vapauttaa esihenkilöiden aikaa lähijohtamiseen ja työntekijöiden, jotka ovat yksikössä tehneet työvuorosuunnittelua aikaa perustehtävään. Juuri näitä toimenpiteitä tarvitsemme, jotta yhä vähenevät ammattilaisemme pystyvät kukin kohdentamaan käytettävissä olevan työajan paremmin perustehtäväänsä.

Ohjelmistoavusteisuuden kautta pystytään huomioimaan lisäksi muita työvuorosuunnittelussa huomioitavia taustatekijöitä kattavammin, kuin perinteisessä työvuorosuunnittelun toimintamallissa (työn tarve, mitoitukset, osaaminen, toiveet, mieltymykset, ergonomia). Lisäksi tavoitteena on työvuorosuunnittelun oikeudenmukaisuuden ja yhdenvertaisuuden parantaminen. 

Onko työvuorosuunnittelun pilottia testattu yksiköissä, joissa tehdään kolmivuorotyötä?

Pääsääntöisesti pilotissa mukana olevissa yksiköissä tehdään kolmivuorotyötä. 

Voiko uudessa työvuorosuunnittelun toimintamallissa tehdä pitkiä työvuoroja?

Uusi toimintamalli ei estä pitkien työvuorojen tekemistä. Työterveyslaitoksen suositukset eivät kuitenkaan tue pitkien työvuorojen tekemistä työaikaergonomian näkökulmasta.

Työhyvinvoinnin ja työyhteisön tukeminen

Miten työhyvinvointiin kiinnitetään huomiota, ettei se jää vain sanahelinäksi?

Työhyvinvointiin kiinnitetään erityistä huomiota. Hyvinvointialueelle on tulossa työhyvinvointipäälliköitä, ja koko hyvinvointialueelle tulee työhyvinvoinnin suunnitelmat ja ohjeistukset. 

Miten hyvinvointialueella varmistetaan henkilöstön riittävyys?

Hyvinvointialueelle valmistellaan monenlaisia keinoja, joiden avulla pyritään edistämään pito- ja vetovoimaa. Erityistä huomiota tullaan kiinnittämään mm. lähiesihenkilötyöhön ja johtamisrakenteisiin sekä työelämän ilmapiiriin. Riittävyyteen liittyy myös kansainvälinen rekrytointi pienempänä kokonaisuutena sekä yhtenä kokonaisuutena myös se, miten työvuorosuunnittelulla pystytään paremmin vastaamaan riittävyyden kysymyksiin. 

Osallistuminen ja vaikuttamismahdollisuudet 

Miten työntekijöitä kuullaan nyt valmistelun aikana?

Yhteistoimintaa tehdään monilla eri tasoilla. Luovuttavissa organisaatioissa toteutetaan jatkuvan yt-menettelyn periaatteiden mukaisesti välitöntä yhteistoimintaa työyksiköissä, informoiden henkilökuntaa uudistuksen etenemisestä ja kuullen henkilöstön ajatuksia ja huolenaiheita hyvinvointialueelle siirtymisestä. Esihenkilöiden välittömän yhteistoiminnan tueksi ja ajantasaisen informaation välittämiseksi henkilöstölle, otetaan käyttöön osallistavan viestinnän mahdollistava Howspace-viestintäkanava. Howspace-kanavalle kootaan tietoa, jota voi hyödyntää organisaatioiden omissa viestintäkanavissa, yksikkökokouksissa, henkilöstöinfoissa, keskustelutilaisuuksissa ja työpajoissa. Howspace-kanavan kautta esihenkilö voi myös välittää henkilöstön kysymyksiä hyvinvointialueella vastattavaksi.

Edustuksellista yhteistoimintaa tehdään yhteistoimintaelinten puitteissa. Ensi vaiheessa luovuttavissa organisaatioissa käydään yhteistoimintamenettelyt henkilöstötietojen luovuttamisen osalta. Organisaatioille on lähetetty yhteistoimintamenettelyihin liittyvää materiaalia ja ohjeita.

Hyvinvointialueen valmistelua toteutetaan hyvässä yhteistoiminnassa henkilöstön edustajien kanssa. Yhteistoiminnan tukena on laajempi henkilöstöfoorumi, jossa käsitellään hyvinvointialuevalmistelun ajankohtaisia asioita. Lisäksi hyvinvointialueen väliaikaishallinnon yhteistoimintaelimessä käsitellään lakisääteiset yhteistoiminnassa käsiteltävät asiat. Valmistelun eri aiheista järjestetään työpajoja henkilöstön edustajien kanssa ja henkilöstöä on mukana myös suoraan kehittämis- ja valmistelutyössä, erilaisissa työryhmissä ja jaostoissa. 

Kenen vastuulla on yt-neuvottelujen käyminen luovuttavissa organisaatioissa?

Oman organisaation henkilöstöjohtaja on avainasemassa, millä tavoin yhteistoimintaneuvottelujen toteuttaminen organisaatiossa tapahtuu. Henkilöstöjohtaja on myös tärkeä esihenkilöiden tuki prosessissa. Hyvinvointialueella olemme jakaneet tietoa ja antaneet tukea luovuttavien organisaatioiden HR-johtajille yhteistoiminnan toteuttamiseen. 

Miten työntekijät osallistetaan muutokseen?

Henkilöstö on ollut mukana viimeisen vuoden ajan erityisesti toiminnallisen uudistuksen toteuttamisessa erillisellä hankerahoituksella. Hyvinvointialueen valmistelun osalta henkilöstön osallistamisen keinoja on pohdittu yhdessä henkilöstön edustajien kanssa järjestetyssä osallisuustyöpajassa. Henkilöstön viestejä, kysymyksiä ja huolenaiheita on tärkeä saada välitettyä hyvinvointialueen valmistelijoille, esimerkiksi henkilöstön edustajien kautta tai oman esihenkilön välityksellä Howspace-kanavalle. Kysymyksiin vastataan ja menetelmiä pyritään kehittämään henkilöstön tarpeita vastaavasti. Hyvä henkilöstö- ja muutosviestintä ovat avainasemassa. Henkilöstöedustajien kanssa jatketaan työpajoja tärkeiksi koetuista aiheista.

Kehittäminen ja muutokseen valmistautuminen 

Miten lakisääteiset työnohjaukset järjestetään vuoden 2023 alusta hyvinvointialueella? Ilmeisesti kaikki voimassaolevat työnohjaussopimukset päättyvät vuoden 2022 loppuun?

Tähän ei vielä ole tarkempaa vastausta, mutta toki hyvinvointialueellakin on mahdollisuus jatkossa osallistua työnohjaukseen. 

Onko hyvinvointialueen henkilöstölle suunniteltu muutosvalmennusta?

Jo valmisteluvaiheessa on tarjolla tukea muutoksen johtamiseen muutosvalmennuksen muodossa. Ensimmäisessä vaiheessa muutosvalmennusta järjestetään johdolle ja esihenkilöille. Esihenkilöitä ja johtoa valmennetaan muutoksen johtamiseen omissa organisaatioissaan. Esihenkilöiden ohella henkilöstölle järjestetään muutosvalmennusta vuoden 2022 aikana. Asiasta tiedotetaan, kun menetelmät tarkentuvat ja ovat ajankohtaisia.

Millä käytännön keinoilla edistetään muuttuvassa organisaatiossa työntekijöiden sitoutumista omaan perustehtävään ja työn sisällölliseen kehittämiseen?

Suurimmalla osalla työntekijöistä työn sisältö pysyy hyvin samankaltaisena hyvinvointialueelle siirryttäessä, kun se on siirtoa edeltävästi. Oman työn kehittäminen on tärkeä osa työtä, työhyvinvointia ja asiakkaan saaman palvelun laatua jatkossakin, myös uudella työnantajalla. Muutosvalmennuksen keinoin voidaan tukea henkilöstöä perustehtävään sitoutumisessa ja työn sisällöllisessä kehittämisessä. 

Miten osaamisen kehittäminen turvataan hyvinvointialueella?

Hyvinvointialueen budjetista varataan tietty osuus osaamisen kehittämiseen. Henkilöstön kehittämisen suunnitelmaa jo valmistellaan, ja jatkossa osaamisen kehittämisen palvelujen järjestämisessä hyödynnetään myös sairaanhoitopiirin osaamisen kehittämisyksikön resursseja. Täydennyskoulutuksen tarjoaminen on myös hyvinvointialueen velvollisuus.

Miten kehitetään työntekijöiden työelämätaitoja laajentuvassa organisaatiossa? Entä esihenkilötyö- ja johtajuustaitojen kehittäminen?

Muutos ei kosketa vain siirtymähetkeä, vaan on jatkuvaa ja tuen tarve on voimakkainta hyvinvointialueen ensimmäisten toimintavuosien ajan. On tärkeää, että muutokseen tarjotaan tukea ja valmennusta henkilöstölle ja esihenkilöille muuttuvassa toimintaympäristössä. Muutosvalmennus jatkuu organisaatiomuutoksen jälkeenkin ja menetelmiä kehitetään, joiden avulla kulttuurimuutosta ja erilaisia työelämä- ja johtamistaitoja tuetaan ja vahvistetaan.

Miten muutosta johdetaan käytännön arjessa?

Luovuttavien organisaatioiden esihenkilöillä on muutoksen johtamisessa suuri vastuu ja rooli, ennen varsinaista henkilöstön siirtymistä hyvinvointialueelle. Johtoa ja esihenkilöitä valmennetaan tehtävään erilaisin menetelmin ja tietoa, tukea ja välineitä muutoksen johtamiseen tarjotaan mm. Howspace-kanavan kautta. 

Millä käytännön keinoilla edistetään myönteistä, avointa, kehittymiseen kannustavaa ja turvallista vuorovaikutuskulttuuria tässä organisaatiossa?

Avoin ja turvallinen, kehittymiseen kannustava toimintakulttuuri alkaa muodostua vähitellen, uuden organisaation aloittaessa ja rakentavan yhteistoiminnan tuloksena. Vielä ei ole vastauksia siihen, millä tavoin tämän yhdessä rakennamme, mutta asia on tärkeä muutosvalmennuksen teema alusta alkaen. 

Tietotekniset järjestelmät

Millä aikataululla opiskeluhuollon psykologien ja kuraattorien tietojärjestelmiä yhtenäistetään?

Opiskeluhuollon tilannetta kartoitetaan parhaillaan, ja sen pitäisi valmistua toukokuussa. Osa kunnista kirjaa tietoja tällä hetkellä ilman asiakastietojärjestelmää, joissain kunnissa tietoja kirjataan sosiaalihuollon järjestelmiin ja Aura on käytössä suurimmassa osassa kuntakenttää.

Kuraattori- ja psykologipalvelujen järjestämisvastuun siirtyessä hyvinvointialueelle 1.1.2023 olennaista on se, että käytössä oleva tietojärjestelmä mahdollistaa kuraattoreille sosiaalihuoltolain ja sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain mukaisen kirjaamisen ja sen, että tiedot menevät sosiaalihuollon rekisteriin psykologeille asianmukaisen kirjaamisen ja tietojen tallentumisen terveydenhuollon rekisteriin.

Tuleeko käyttöön sähköinen arkisto ja jos tulee, millä aikataululla?

Perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmien osalta Kelan vanhojen tietojen arkisto ei ole tulossa käyttöön 1.1.2023 mennessä. Vanhojen tietojen siirto asiakas- ja potilastietojärjestelmistä Kanta-arkistoon toteutetaan myöhemmässä vaiheessa. 

Siirtyvätkö yksikön Teamsiin tallennetut tiedostot automaattisesti vai pitääkö yksikön siirtää ne esim. ulkoisen verkkolevyn kautta?

Teams-työtiloja ei voida kunnista siirtää automaattisesti jo siitä syystä, että uusi organisaatiorakenne aiheuttaa tarpeita datan järjestelyyn ja luvitukset niihin tulee tehdä uuden organisaation roolien ja tunnusten mukaisesti. Siirtäminen on kuitenkin mahdollista esimerkiksi verkkolevyn kautta, mutta vaatii käyttäjien osallistumista siirtoon. Ulkoisia USB-levyjä ei siirtoihin käytetä. Hyvinvointialueen Teams-ympäristönä käytetään nykyistä PSHP:n ympäristöä, joten PSHP:n osalta ei tule muutoksia. 

ICT-muutosohjelma ohjeistaa organisaatiot tarkemmin kesän/syksyn aikana. 

Laajeneeko potilastiedon yhteisrekisterikatselu koko Pirkanmaan hyvinvointialueelle?

Pegasoksen ja Uranuksen välillä on käytössä yhteisrekisterikatselu. Näiden järjestelmien välillä näkee tietoja laajemmin kuin Kanta-arkistosta, tietosuoja ja suostumukset huomioiden. Kyseistä käyttöä ei voi laajentaa muihin järjestelmiin. Erilaisia tilannekuvia on mahdollista toteuttaa ja niiden rakentaminen on suunniteltava erikseen.

Potilastiedon arkiston (PTA), kuva-aineistojen arkiston (KUV) ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston (SHA) nykyisen Pirkanmaan organisaatio-/kuntakohtaiset asiakirjat keskitetään Kanta-palveluissa siten, että Pirkanmaan hyvinvointialueella on vain yksi PTA-, KUV- ja SHA-arkisto ja Pirkanmaan hyvinvointialue on silloin rekisterinpitäjä. Nykyinen esim. kuva-arkistossa käytössä ollut yhteisrekisteri lakkaa olemasta ja Kelalta saadun tiedon mukaan myös tietyt sairaanhoitopiirien väliset yhteiset rekisterit poistuvat käytöstä.

Hyvinvointialueen rekistereihin pätevät nämä säännöt:

• Kaikki Pirkanmaan hyvinvointialueen yhteen rekisteriin (=PTA, KUV tai SHA) kuuluvat tiedot tulkitaan omaksi tiedoksi
• Silloin kun kyse on rekisterinpitäjän tietojen omasta käytöstä, tietoja voi käyttää riippumatta luovutusluvista ja kielloista yhden rekisterin sisällä
• Silloin kun tietoja luovutetaan eri rekisterinpitäjien ja rekisterinpitäjän eri rekisterien välillä, luovutusluvat, suostumukset ja kiellot huomioidaan automaattisesti Kanta-palveluissa
• Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston luovutukset ovat Kanta-palveluiden puolesta mahdollisia 1.1.2023 alkaen sosiaalihuollon sisällä
• Luovutukset sosiaalihuollon ja terveydenhuollon välillä ovat Kanta-palveluiden puolesta mahdollisia 1.1.2024 alkaen. 

Mihin konkreettisesti esimerkiksi sähköpostit pitäisi tallentaa, kun ulkoisia muistikortteja ei suositella?

Kunnista siirtyvien osalta sähköpostien siirto hyvinvointialueen ympäristöön tulee olemaan mahdollista huomioiden kuitenkin hyvinvointialueen tietosuojasääntöjen asettamat rajoitteet mm. potilas- ja henkilötietojen käsittelystä. PSHP:n osalta jatketaan nykyisellä sähköpostilla eikä muutoksia tapahdu. Lähtökohtaisesti sähköposti ei ole arkistointiväline ja tarpeellinen tieto tulee tallettaa asianmukaiseen paikkaan. 

Ketkä käytännössä toteuttavat intran tietojen siirtämisen uudelle alustalle?

Kaikista luovuttavista organisaatioista täytyy siirtyvän henkilökunnan olla mukana siirtämässä sisältöä uuteen intraan. Syynä tähän on ensinnäkin se, että siirtyvällä henkilöstöllä on tieto siitä, mitä on tarpeen siirtää ja mitä ei. Toisekseen teknisesti pitää olla oikeudet sekä vanhaan intranetiin että uuteen, jotta siirtäminen onnistuu. Intraneteistä siirtyvää sisältöä kartoitetaan lähiaikoina ja samalla suunnitellaan tarkemmin, miten siirto saadaan toteutettua mahdollisimman sujuvasti. Päivittäjiä informoidaan seuraavista vaiheista ja heidät myös koulutetaan uuden alustan käyttöön.